Предприниматели общей системы ведут учет своих доходов и расходов. Он не намного сложнее чем учет по упрощенной системе, хотя и имеет свои нюансы. С июля 2021 года введена типовая форма данной Книги. Консультация поможет вам в них разобраться.
Книга учета доходов и расходов 2021
Предприниматель ведет учет своей деятельности в типичной форме. Об этом указывает п. 177.10 НКУ. Сейчас в принятых документах почему-то употребляют слово не “Книга”, а именно “типовая форма”. Однако по старой привычке будем ее называть Книгой учета доходов и расходов (далее – Книга). Учет доходов и расходов может вестись в бумажном и/или электронном виде. ”. “Типичная” – это значит, что добавлять/удалять какие-то графы или в ней нельзя.
Главной задачей Книги является накапливание информации для определения чистого налогооблагаемого дохода ФЛП, то есть его прибыли.
Книга учета доходов выполняет такие функции:
Действующая типовая форма Книги учета для предпринимателей на общей системе налогообложения и людей, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, утвержденные приказом Минфина от 13.05.2021 г. № 261. Этот приказ вступил в силу 16.07.2021 г. Также приказ содержит Порядок ведения данной Книги (далее – Порядок № 261).
Внимание: Новая типовая форма Книги учета доходов и расходов вступила в силу 16 июля 2021 года
Юридические лица должны предоставить обновленную информацию о конечных бенефициарных собственниках и структуре собственности. Выясним, когда и в какой форме это нужно сделать.
Новая Книга от предыдущей отличается большей детализацией (выделено отдельно ЕСВ) и наличием отдельной графы для амортизации основных средств / нематериальных активов и отдельного приложения для расчета данной амортизации.
Обратите внимание, что Книга не требует регистрации в ГНС (!).
Рассмотрим теперь особенности ведения Книги. При этом все что касается ФЛП по ведению книги касается и которые осуществляют независимую профессиональную деятельность.
Книга доходов и расходов в бумажном виде
Если решили вести бумажную, а не электронную Книгу учета, то все записи должны быть:
- разборчивые;
- чернилами темного цвета или шариковой ручкой. Никаких карандашей и цветных ручек. Используем черный или синий цвет (это рекомендация – в порядке № 261 сказано лишь “темный” цвет).
Внесении исправлений осуществляется путем создания новой записи и заверяется подписью лица.
Бумажный вариант можно изготовить самостоятельно. При этом никаких требований по шнуровке такой Книги пока нет, что подтверждают и налоговики (разъяснения ГУ ГНС в Житомирской области).
Книга учета доходов и расходов в электронном виде
Предусмотрено два варианта ведения Книги в электронном виде:
- в формате EXCEL. Налоговики указали именно эту программу в п. 4 раздела I порядка № 261;
- в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ГНС. Однако данная возможность пока остается нереализованной. Для этого варианта следует иметь обязательную квалифицированную электронную подпись. Исправления в такой книге тоже, предполагается, можно будет делать путем дополнительных корректирующих строк с отрицательным или положительным значением.
Однако на требование ДПС предприниматель / лица, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность. должны предоставить бумажную копию электронной книги (п. 3-5 раздела II Порядка № 261). При этом она должна быть заверена должным образом. Каких-то конкретных требований нет, поэтому из общих соображений можно:
- распечатать на принтере;
- сделать надпись “копия верна” и поставить дату и подпись, печать (если таковая имеется). Лучше это сделать на каждой странице.
Хранение Книги учета доходов и расходов
Предприниматель обязан хранить Книгу учета доходов в течение 3-х лет после окончания отчетного периода, в котором была осуществлена последняя запись (п. 44.1 НКУ). Однако рекомендуем подождать 1095 к. дней от крайней отчетной даты за налоговый период, в котором закончилась Книга. А если еще не было проверки по ЕСВ, то оставьте Книгу к проведению проверки с этого вклада, ведь Книга используется в процессе его начисления.
Хранить нужно и те Книги, которые велись до 16 июля 2021 года. Никаких исключений законодательство не делает.
Может ли быть хозяйственная деятельность до регистрации книги
К регистрации Книги предпринимателю какие-то хозяйственные операции осуществлять не советуем, поскольку будет дата регистрации, что поставит под сомнение операции, которые внесены "задним числом" и будет рассматриваться как нарушение требований НКУ по учету доходов и расходов предпринимателя, которые осуществляются в рабочий день. Если такое уже произошло, то все равно такие доходы следует отразить в декларации, а данный факт при проверке будет расценен как ненадлежащее ведение налогового учета с получением админштрафа от 51 до 136 грн (ст. 1641 КоАП).
Правила учета доходов предпринимателя
Доходы предпринимателя имеют свои правила учета:
- доход признается по кассовому методу. Это значит, что доход признается на дату фактического поступления денег или другой оплаты за отгруженные товары, выполненные работы (предоставленные услуги). Это значит, что на дату подписания накладных или актов приема-передачи выполненных работ в ФЛП дохода не возникает. Доход будет признан только после получения оплаты предпринимателем на расчетный счет и/или в кассу для осуществления операций по продаже продукции или товаров (предоставления работ, услуг);
- получена предоплата (аванс) – это доход. Это следует из предыдущего правила. Например, сумма предоплаты (авансов), которые получил ФЛП во ІІІ квартале 2021 г. за товары, работы, услуги, которые будет поставлять (предоставлять) в ІV квартале 2021 г., подлежит включению в доход ІІІ квартала 2021 г.;
- оплата может быть не только деньгами, но и бартером. Это отличает общую систему от упрощенной, где такая форма оплаты запрещена.
Когда истек предельный срок представления отчетности по НДФЛ и ЕСВ, ошибки исправляйте с помощью Расчета типа «Уточняющий». Как это сделать правильно - расскажем и покажем на конкретных рабочих ситуациях.
Правила учета расходов предпринимателя
Расходы предпринимателя тоже имеют свои правила:
- расходы документально подтверждены. Это касается любых расходов, начиная от документов, подтверждающих закупку материалов, которые были использованы для производства проданной продукции, и заканчивая начислением заработной платы или амортизации основных средств;
- расходы признаются, если оплачены. Это означает, что должна быть не только накладная на приобретенные товары или акт приема-передачи по полученных сторонних услугах (работах), но и документы, подтверждающие их оплату (платежное поручение, квитанция к приходному кассовому ордеру, квитанция, фискальный чек, акт закупки).
- расходы должны быть связаны с полученным доходом. Это означает, что пока не получен доход по операциям, ради которых осуществлялись расходы, то и расходы не признаются, даже если они уже были оплачены;
- расходы должны быть в перечне расходов, определенном п. 177.4 НКУ.
Внимание: Лишь при одновременном соблюдении всех вышеприведенных требований ФЛП может признать расходы
Получается, что если предприниматель приобрел товар, то он не может показать затраты в случае, если он:
- его еще не продал;
- за него еще не заплатил.
Амортизация – это тоже расходы
Предприниматели-общесистемщики могут к расходам включать амортизацию основных средств и нематериальных активов. Это разрешено еще с 2017 года. Обращаем внимание, что:
- сроки использования ФЛП устанавливает в соответствии с пп. 177.4.9 НКУ;
- метод амортизации – только прямолинейный.
Запрещено амортизировать основные средства двойного назначения, так как они могут использоваться как в предпринимательской деятельности, так и личной жизни предпринимателя, и разграничить практически невозможно. Это земельные участки, объекты жилой недвижимости, легковые и грузовые автомобили.
Внимание: Легковые автомобили ФЛП амортизировать нельзя, а грузовые – да
Однако с 23.05.2020 г. у ФЛП появляется возможность амортизировать грузовые автомобили (обновленный пп. 177.4.6 НКУ).
Автомобили в предпринимателей: НДС – нет, ГСМ – да
Кроме запрета амортизации автомобилей, ГНС неоднократно выступала против права на налоговый кредит c НДС у предпринимателей при приобретении автомобилей, поскольку машины регистрируются только на юрлиц или физлиц. Например, выигрыш налоговиками по делу по финансовому лизингу автомобиля у предпринимателя (постановлением ВСУ от 17.12.2018 по делу № 810/1726/16). Отдельная регистрация на ФЛП отсутствует. Однако горюче-смазочные материалы можно списывать в пределах норм с надлежащим документальным оформлением (от 02.10.2018 г. № 4265/Е/99-99-13-01-02-14/ИНК).
Можно ли признать себестоимость реализованных товаров в день получения любого дохода
Если реализация товаров происходит постоянно и они однотипны, то действительно трудно отследить, когда именно был приобретен реализованный товар, и некоторые предприниматели списывают приобретенный и оплаченный товар на расходы в любой день, когда была реализация определенных товаров.
На практике так нельзя, поскольку не всегда вообще есть возможность точно отследить партию происхождения проданного товара и ФЛП вообще не обязаны вести полноценный бухгалтерский учет. Однако это не правильно. Если налоговый инспектор при проверке обнаружит несоответствие и сможет по документам это обосновать, то штрафа не избежать.
Внимание: Учет предпринимателя должен давать возможность увидеть из какой именно партии был реализован товар
Как заполнять книгу учета доходов и расходов на общей системе
Основными правилами внесения записей в Книге являются такие:
- заполняем в гривнах с копейками;
- все записи должны быть документально подтверждены и те документы следует хранить вместе с Книгой 3 года;
- исправления возможные путем осуществления новой записи, которую надо подтвердить подписью предпринимателя. Это значит, что нельзя зачеркивать определенную операцию. Надо внести в Книгу новую запись с датой ошибки. Также желательно для налоговиков составить бухгалтерскую справку, объясняющую причины корректирующей записи;
- записи осуществляем в день получения дохода или понесение расходов. Исключением является оплата коммунальных и подобных услуг (см. пример 5 далее). Если в какой-то день операций не было, то заполнять строку на нее не нужно;
- по окончании каждого, месяца, квартала, года подводим итоги (требований сейчас таких нет, но лучше делаем);
- записи вносим общей суммой по итогам рабочего дня;
- у плательщиков НДС к доходам и расходам не включаем сумму НДС. В неплательщиков сумма уплаченного в товарах, работах, услугах НДС входит в состав расходов.
Нормами НКУ и Порядка № 261 не предусмотрено разрешения по ведению Книги наемными лицами, находящимися в трудовых отношениях с ФЛП. Поэтому лучше чтобы Книгу предприниматель/независимец вел самостоятельно (или хотя бы подписывал).
Порядок заполнения отдельных граф типовой Книги учета доходов и расходов 2021
В соответствии с разделом ІІ Порядка № 261 ФЛП вносят в Книгу ведомости в такому порядке:
Внимание: При заполнении Книги следим, что расходы должны быть понесены, оплачены и связаны полученным доходом
Относительно подведения итогов: Порядок № 261 не требует этого делать, нет и требования в п. 177.10 НКУ. Однако для удобства составления налоговой декларации и расчета квартальных авансовых платежей рекомендуем и в дальнейшем подводить итоги за месяц, квартал и год.
Внимание: Итоги по Книге учета доходов и расходов лучше и дальше считать
Вопросы подтверждающих документов Книги
Обратите внимание, что Порядок № 261 не дает исчерпывающего перечня первичных документов для подтверждения расходов. Более того, некоторые из указанных документов будут спорными. Речь идет о:
- платежное поручение. ДПС признает, что ФЛП на общей системе может использовать банковскую выписку по счету документ, который подтверждает сумму расходов на оплату банковских услуг по расчетно-кассовому обслуживанию, если в ней указана информация информации об оказанную услугу, сумма операции и заполнены все обязательные реквизиты (разъяснения ГНС ЗРЕНИЕ 104.05, а также в Официальном Вестнике ДФС);
- акт приемки-передачи оказанных услуг (выполненных работ). При признании расходов они должны быть уплачены. Поэтому одного лишь акта мало. Надо указать платежное поручение (банковскую выписку). Если даты разные, то ориентируемся на более позднюю дату, ведь услуга должна быть получена и оплачена. Должны быть соблюдены 2 условия, а не одно.
Внимание: Банковская выписка тоже может быть первичным документом при заполнении Книги учета доходов и расходов ФЛП
В полном объеме электронные больничные заработают с 1 сентября 2021 года. К этому времени научитесь работать с электронными больничными, чтобы не допускать ошибок.
Порядок приложения об амортизации для Книги учета доходов и расходов 2021
Для расчета расходов на амортизацию основных средств (ОС) и нематериальных активов (НА) отныне есть специальная ведомость для ФЛП – приложение к Книге учета доходов и расходов. Рассмотрим, как же заполнить его графы. Он не обязателен, но без него нельзя показать амортизацию в составе расходов.
Внимание: ФЛП, который приобрел машины, оборудование, здания, сооружения, животных, многолетние насаждения, определенные нематериальные активы (лицензии, базы данных, компьютерные программы) и пр. может постепенно, ежегодно, списывать их на расходы. Это начисление амортизации (износа)
Потеря Книги учета доходов и расходов
В случае потери Книги ее необходимо восстановить:
- необходимо подать уведомление в полицию и в течение 5 дней до ГНС;
- зарегистрировать новую Книгу;
- на основании первичных документов восстановить записи;
- налоговики начислят админштрафы за нарушение сроков хранения документов и нарушение порядка подачи декларации – от 510 до 1020 грн.
Пример заполнения Книги учета доходов и расходов 2021
Рассмотрим заполнение Книги учета доходов и расходов ФЛП на простом примере.
Пример 1 (хозяйственные операции). В течение июля произошли такие операции:
- 18.07.2021 – предоставлены услуги на сумму 36 тыс. грн, в т. ч. НДС (если без НДС-30 тыс. грн). Для их предоставления были использованы материалы, которые были оплачены по платежному поручению № 24 от 04.08.2021 на сумму 960 грн, в т. ч. НДС (если без НДС – 800 грн);
- 19.07.2021 – проданы товары на сумму 24 тыс. грн, в т. ч. НДС (если без НДС – 20 тыс. грн). Они были ранее приобретены и оплачены по платежному поручению № 25 от 16.07.2021 г. на сумму 18 тыс. грн (если без НДС – 15 тыс. грн);
- 20.07.2021 – произошел возврат товара на сумму 600 грн, в т. ч. НДС (если без НДС – 500 грн). Себестоимость данных товаров - 120 грн, в т. ч. НДС (если без НДС – 100 грн). Перечисление (возврат) средств покупателю произошло в тот же день по платежному поручению № 26 от 20.07.2021 г.;
- 27.07.2021 – ФЛП имеет расходы по аренде помещения. Был составлен Акт предоставленных услуг аренды за июль № 7 от 27.07.2021 г. ФЛП оплатил аренду по платежному поручению № 27 от 27.07.2021 г. Такие расходы учитываем в момент оплаты независимо от факта получения дохода. Указываем два документа, но преимущество имеет именно дата уплаты, так как в ДПС говорят о дате уплаты арендных платежей (см. разъяснения ГНС в Тернопольской области – в старой Книге учета, но общие принципы не менялись);
- 30.07.2021 – была начислена заработная плата наемных работников в размере 20000 грн. ЕСВ составил 4400 грн.
Обратите внимание, что лучше все даты получения/уплаты платежей по доходам/расходам сверить по банковским выпискам. Хотя налоговики и говорят в порядке № 261 О платежных поручениях, но может возникнуть проблема при проверке, если вдруг возникнет расхождение. Если есть расхождение, то при признании расходов лучше указать ту дату какая, последняя.
В следующих месяцах (августе-декабре 2021) повторяются подобные операции, поэтому их не комментируем.
Пример 2 (учет амортизации у ФЛП). В декабре 2021 года у того же ФЛП (см. Пример 4) начисляем амортизацию приобретенного в июле оборудования для сварки. Исходные данные и расчеты:
- стоимость приобретенного свариваемого аппарата - 36388 грн, в т. ч. с НДС. Для учета надо без НДС, поэтому имеем 36388×5/6 = 30323,33 грн (лучше данную цифру взять с накладной/налоговой накладной, она там уже готова). Расходы на доставку - 200 грн (почтовый оператор);
- срок амортизации – 5 лет. Цифру берем из пп. 177.4.9 НКУ. Там имеем группу 3 " машины, оборудование, животные, многолетние насаждения и прочее”. ЭТУ цифру-номер группы " 3 " - и заносим затем в графу 2 Приложения по амортизации;
- первоначальная стоимость объекта = 30323,33 + 200 = 30523,33 грн;
- годовая амортизация = 30523,33/5 = 6104,67 грн;
- месячная амортизация = 30523,33/(5*12) = 508,72 грн;
- амортизация за 6 месяцев эксплуатации объекта (июль-декабрь) – 508,72×6 = 3052,33 грн.
Обратите внимание на округление-все расчеты лучше выполнять в EXCEL. Так как он имеет большую точность расчета, то могут быть отклонения в копейках, если считать эти же цифры на калькуляторе и предварительно округлять.
Внимание: Амортизация начинает начисляться всегда со следующего месяца после месяца ввода в эксплуатацию
Для осуществления данной процедуры ФЛП следует составить акт ввода в эксплуатацию основного средства (оборудования). Форма произвольная, но можно взять из приказа Минфина от 13.09.2016 г. № 818 и переделать под себя. Эти бланк для юридических лиц (бюджетников). Специальных бланков для ФЛП не существует. Пример такого модифицированного бланка приведен для скачивания. Инвентарный номер для ФЛП не обязательно, но можно 301, где “3” номер группы, а “01” – номер объекта.
Расчеты заносим в Приложении Книги учета доходов и расходов, а затем из графы 10 данного Приложения переносим в графу 11, в любую строку, который касается декабря 2021 года. Вообще-то амортизация должна начисляться ежемесячно (расчет так и происходит), но по существующей типовой форме Книги учета доходов и расходов и Приложения по амортизации осуществить это можно только раз в год на всю сумму, а не ежемесячно или ежеквартально. Поэтому делаем это таким образом. Сумма амортизации уменьшила чистый налогооблагаемый доход данного ФЛП на 3032,33 грн.
Внимание: Амортизация на самом деле помесячная, но в Книге учета показываем лишь один раз-на всю сумму за год
В следующем, 2022 году, амортизация за год будет больше, так как будут учтены все месяцы года, а не полгода (как в 2021 году) – 6104,67 грн (=508,72 грн ×12).
Примеры распределения расходов и доходов ФЛП по периодам
Пример 3 (оплата приобретения товара и их продажа в разных периодах). ФЛП оплатил приобретенные товары 30.09.2021 г., но продает их и получает деньги на свой банковский счет за эти товары позже – 03.10.2020 г. Возникает вопрос: на какую дату нужно показать данные расходы и доходы?
По кассовому методу доход отражается на дату фактического поступления денежных средств – 03.10.2021 г. (графа 2 Книги). Здесь вопросов нет.
Что касается расходов, то должно быть реализовано одновременно два требования-расходы должны быть оплачены (1) и быть связанными с получаемым доходом (2). В этой ситуации расходы оплачены уже 30.09.2021 г., но в этот день предприниматель не получал доход, с которым связаны такие расходы. Это произошло лишь в IV квартале – 03.10.2021 г. следовательно, расходы отражаем 03.10.2021 г. – день перепродажи приобретенных товаров (в графе 6 Книги).
Внимание: 3 условия признания расходов: уплаченные (1), связанные с доходом (2) и есть в перечне с п. 177.4 НКУ (3)
Пример 4 (расходы оплачиваются позже дохода). Ситуация такова:
- ІІІ квартал – ФЛП получил аванс за неотвеченный и еще непригодный им товар;
- IV квартал – ФЛП оплачивает (покупает) товар и отгружает его покупателю, оплатившему аванс.
Как быть здесь? Такой доход фактически является предварительной оплатой. ГНС разъясняет, что ФЛП должен:
- доход показать в книге по итогам дня по факту получения дохода, то есть в III квартале (графа 2 Книги);
- затраты отражаются по итогам дня по факту их возникновения на основании первичных документов, то есть в IV квартале (графа 6) (108.08 ВИР).
Считается, что принцип связанности расходов таким образом соблюдается.
Пример 5 (расходы прямо не связаны с полученным доходом). Предприниматель в течение дня не получал доход, но осуществил оплату коммунальных платежей 20.09.2021 г.
Расходы на оплату коммунальных услуг в книге являются другими расходами (графа 9). Такие расходы:
- нельзя прямо связать с получением конкретного дохода от реализации товара (услуг). Однако опосредованно они все же таковых связаны с доходом и оплачены, так как без них хозяйственная деятельность станет невозможной;
- относятся к хозяйственной деятельности;
- упоминаются в п. 177.4 НКУ (оплата услуг).
Итак, коммунальные расходы следует признать 20.09.2021 г.
Аналогично надо поступить, например, услуг связи, оплаты аренды, выплаты зарплаты, ЕСВ “за себя” и наемных работников. Все эти расходы относятся к расходам ФЛП на дату их уплаты (разъяснение ГНС 104.08 ВИР). Причем даже если они уплачены заранее – все равно включаем их в месяц уплаты (разъяснение ГНС в Тернопольской области).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
