Годовой перерасчет НДФЛ

Перерасчет НДФЛ: зачем проводить

Перерасчет НДФЛ – это уточнение суммы данного налога, возможность исправить ошибки, связанные с его расчетом и уплатой в прошлые периоды. Результат перерасчета – это выявление переплат или недоплат по этому налогу. Как следствие, работодатель может избежать штрафов и пени за недоплату НДФЛ.

Внимание: уточняем расчет НДФЛ в конце периода во избежание штрафов в будущем.

16 СПРАВ ГРУДНЯ: ГОТУЄМОСЯ ЗАКРИТИ 2023 РІК

Как проводить годовой перерасчет НДФЛ: по желанию или обязательно

В конце квартала – нет, его можно и не делать. Добровольно перечисляют, когда хотят убедиться в правильности налогообложения доходов физлица или, когда явно сделали ошибку и это заметили (пп. 169.4.3 Налогового кодекса Украины, далее – НКУ).

В конце года – да, перерасчет обязателен (пп. 169.4.2 НКУ). Такой перерасчет осуществляется в последнем месяце начисления зарплаты, то есть при начислении зарплаты за декабрь 2023 года – пересчет за весь 2023 год, который отражаем в Приложении 4ДФ Налогового расчета за IV квартал 2023 года (месяц 3).

Также перечисляем НДФЛ в таких ситуациях:

• в последний месяц применения налоговой социальной льготы (НСЛ), если работник меняет место ее применения или теряет право;
• когда проводим окончательный расчет с работником при увольнении.

Годовой перерасчет НДФЛ: кто проводит

Перечислять налог на доходы физических лиц обязаны все предприятия.

Проводимо річний перерахунок ПДФО

Ірина Чигир експерт з обліку та оподаткування, Київ

Щоб правильно провести перерахунок ПДФО, дійте за алгоритмом: (1) уточніть місячні доходи; (2) порівняйте доходи; (3) визначте річну суму ПДФО; (4) порівняйте розрахункову та фактично сплачену суми; (5) заповніть додаток № 4ДФ; (6) покажіть результати у бухгалтерському обліку.

ОТРИМАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА ⏩

Пересчет можно произвести по всем лицам по отношению к которым предприятие/ФЛП выступили как работодатель или имели обязанность удержать и уплатить НДФЛ как налоговый агент в других ситуациях. Это значит, что перерасчет НДФЛ производится по всем:

• работникам, состоящим в трудовых отношениях с работодателем, в т. ч. и совместителям;
• лицам, которым начислялись доходы и удерживался НДФЛ.

На такой вывод приводит пп. 169.4.3 НКУ. Налоговый агент – это значительно шире, чем работодатель, например, налоговым агентом будет предприятие, арендующее у физлица автомобиль (см. пример 2). Такой получатель дохода может и быть работником предприятия.

Нужно ли перечислять военный сбор

Нет, военный сбор не подлежит перерасчету. Требование по перерасчету касается только НДФЛ (пп. 169.4.2 НКУ). Относительно военного сбора НКУ такой механизм корректировки не предусматривает. Связано это с тем, что НДФЛ имеет более сложный механизм начисления, в том числе применение НСЛ (о причинах перерасчета – см. ниже). Однако, если разногласия в суммах налогов произошли из-за ошибки бухгалтера и есть ошибка в сумме военного сбора, то для корректировки суммы военного сбора следует применить общие подходы к исправление ошибок в Налоговом расчете. К примеру, ситуация когда бухгалтер насчитал лишний доход или, наоборот, не начислил нужного дохода.

Как провести перерасчет НДФЛ

Обязательно перечисляется НДФЛ по зарплатным выплатам (признак дохода «101» у Приложении 4ДФ). Для выяснения выплат, которые относятся к зарплате используется Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (далее – Инструкция № 5), но использовать ее следует с учетом требований НКУ. Например, больничные (помощь по временной нетрудоспособности) тоже попадают в перерасчет, так как по НКУ они приравниваются к зарплате, хотя и по Инструкции № 5 к зарплате не относятся (см. абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ). Это касается больничных как за первые 5 дней, так и за последующие. Аналогично составной частью зарплаты в налоговом понимании являются дивиденды по привилегированным акциям, если таковые на предприятии существуют (см. пп. 170.5.3 НКУ).

Однако доход специалистов резидента Дія Сіті в виде больничных зарплатой не считается (разъяснение ГНС 103.25). Такие больничные даже отражаются в Приложении 4ДФ не по зарплатному признаку «101», а по признаку другого дохода – «127».

Обратите внимание, что в течение года определенные выплаты могли быть неправильно обложены налогом и включены в состав зарплаты, хотя таковыми не являются. К примеру, материальная помощь на решение социально-бытовых вопросов. Она не входит в зарплату и имеет отдельные правила налогообложения. Однако не всю материальную помощь следует автоматически исключать, если материальная помощь начисляется на систематической основе всем работникам, то она считается составной частью зарплаты.

Кроме того, добровольно перерасчет может производиться не только по зарплатным доходам, но и относительно дохода, начисленного физлицу в виде арендной платы (признаки дохода «106» – земельного пая, «195» – земельного участка с/х назначения, «127» – движимого имущества и т.п.).

Таким образом, перерасчет НДФЛ осуществляется практически относительно всех доходов, декларируемых в Приложении 4ДФ Налогового расчета.

Резерв премій за підсумками року: як створювати та коригувати

Підприємство нараховує резерв на виплату винагороди за підсумками року. У вересні керівництво помітило, що планові показники не виконало, тому вирішило не виплачувати працівникам премію за результатами поточного року. Чи можна відкоригувати резерв посеред року? Якщо так, то як це задокументувати?

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Нужно ли перерасчет НДФЛ, если НСЛ нет

Так надо. Годовой перерасчет производится по всем работникам независимо от получения ими налоговой социальной льготы (НСЛ). НКУ не содержит исключений. Обязательно производим перерасчет НДФЛ при увольнении. Также есть и другие причины, обусловливающие необходимость перерасчета НДФЛ, кроме применения/неприменения НСЛ.

Внимание: годовой перерасчет НДФЛ осуществляем по всем работникам, получавшим зарплату.

Почему следует проводить годовой перерасчет НДФЛ

В результате перерасчета НДФЛ может быть выявлена недоплата/переплата НДФЛ по конкретному работнику. Причиной их появления может быть не только ошибка бухгалтера, от которых тоже никто незастрахованный. Недоплаты/переплаты по НДФЛ могут возникать совсем по другим причинам, которые связаны с нюансами самого механизма начисления НДФЛ, а именно:

• необходимость распределения таких выплат как больничные и отпускные по месяцам, к которым они относятся. Они начисляются и выплачиваются в одном месяце, но касаться могут двух (или даже более) смежных месяцев, что может повлиять на применение НСЛ в таких месяцах. Это так называемые переходные больничные и переходные отпускные; 
• нюансы с налогообложением аванса. Бывает, что НДФЛ при уплате аванса переплачивается или недоплачивается, а дохода за вторую половину месяца не хватает покрыть разницу, так как работник вдруг ушел в отпуск за свой счет и тому подобное.
• излишне уплаченные отпускные. Еще одна проблема, которая возникает при увольнении и окончательном расчете с работником. Работник мог перед увольнением сходить в отпуск и использовать все 24 дня ежегодного отпуска, включая и те, которые он не заработал. При этом с них был удержан и НДФЛ;
• обман со стороны работника (сознательный или бессознательный).Например, применение НСЛ не по одному, а сразу по нескольким местам работы, несообщение об изменении обстоятельств, дававших право на НСЛ и т.д.

Однако ошибки бухгалтера тоже могут вызвать необходимость перерасчета НДФЛ. Типичными ошибками бухгалтера по НДФЛ, которые могут повлечь потребность в его перерасчете могут быть:

• неправильное налогообложениеопределенных видов доходов, например материальной помощи;
• ошибки самого бухгалтера в применении НСЛ. К примеру, бухгалтер применил НСЛ по вновь принятому работнику, хотя зарплата работника в данном месяце на другом предприятии была уже начислена с применением НСЛ. Или же неправильно исчислена предельная сумма дохода, дающая право на НСЛ и т.д. В условиях военного положения многие работники переходят на неполное рабочее время, оформлялись простои – все это уменьшает доходы работников и увеличивает количество ситуаций к применению НСЛ;
• выплаты, которые забыли начислить. Однако при такой ситуации, возможно, лучше будет применить общие способы исправления ошибок в Налоговом расчете;
• технические ошибки из-за применения бухгалтерских программ автоматизации учета. К примеру, неправильно поставили определенные настройки и, как следствие, сумма НДФЛ была исчислена неправильно. Например, по той же причине применение/неприменение НСЛ. Или неправильно ввели количество отработанных рабочих дней при расчете зарплаты и т.д.

Получается, что основные причины перерасчета НДФЛ: механизм начисления НСЛ, ошибки бухгалтера и переплата НДФЛ при выплате аванса. Кроме того, перерасчетом можно исправить и ошибку, если ее допустил бухгалтер. Штрафа за перерасчет, по какой бы причине он ни произошел, нет.

Податковий розрахунок за ІІІ квартал 2023 року

Із 1 жовтня стартував період звітування у Податковому розрахунку з ПДФО та ЄСВ за третій квартал 2023 року. Оновлені додатки до розрахунку та ознаки доходів. Допоможемо швидко опанувати нововведення та успішно відзвітувати

8 прикладів заповнення нових форм Д1 та 4ДФ

Выплаты, не разбивающиеся на прошлые месяцы

Уже упомянутые больничные/отпускные разбиваются по тем месяцам, за которые они были начислены (абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ). Однако есть выплаты, которые всегда относятся к тому месяцу, в котором они были фактически начислены. Это в частности, индексация зарплаты – она всегда относится к тому месяцу, в котором она была начислена. Это значит, что разбрасывать/распределять индексацию на предыдущие месяцы при перерасчете НДФЛ не нужно (письмо ГНС от 10.05.2017 № 7955/5/99-99-13-01-01-16, далее – Письмо № 7955). Например, предприятие в январе 2023 года насчитало индексацию за предыдущие ноябрь и декабрь 2022 года – сумма индексации при пересчете все равно остается в январе 2023 года. Что касается других месяцев 2023 года, то индексацию могли начисляться только на добровольной основе, так как обязательное ее начисление было приостановлено на весь год Законом о госбюджете 2023. 

Еще один типичный пример – премии, доплаты, надбавки, начисленные (доначисленные) за предыдущие месяцы. Или же, напротив, уменьшены (отстранены). Такие выплаты относятся тоже к тому месяцу, в котором они были практически начислены (либо откорректированы). Об этом говорят и налоговики в уже упомянутом Письме №7955 и в более давнем письме ГФС от 13.05.2016 № 10468/6/99-99-13-01-01-15. Это значит, что разносить такие суммы по месяцам, за которые они были начислены, не нужно. Причина в том, что упомянутые выплаты не подпадают под действие абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ. Однако это касается только обычной ситуации, например когда приказ о премии просто подписали позже, по завершению месяца, но по результатам работы работника в таком месяце. Если же премию не показали в учете из-за ошибки (пропустили), то это уже другое – можно такую ​​ошибку в Приложении 4ДФ исправить еще до пересчета стандартными способами исправление ошибок в Налоговом расчете (см. также далее – Проводить ли перерасчет НДФЛ, если найдена ошибка).

Порядок проведения годового перерасчета НДФЛ

Алгоритм годового перерасчета НДФЛ:

• составляем таблицу по каждому работнику, в котором сначала приводим суммы фактически начисленного дохода и уплаченного НДФЛ в соответствующем месяце, а также примененную НСЛ при наличии. В данной таблице учитываем и исправление ошибок, если это было в течение года и подавались Налоговый расчет «Отчетный новый» и/или «Уточняющий»;
• создаем соседние колонки, в которых показываем уже уточненную сумму дохода. Для этого распределяем больничные, отпускные, возможно, находим ошибки в начислениях дохода за месяц;
• определяем право на НСЛ уже по уточненным колонкам. При этом не только смотрим на сумму дохода – дает эта цифра или нет право на НСЛ. Следует проверить и другие основания: поданы ли работником все документы на НСЛ (заявление на самостоятельное избрание места получения НСЛ; заявление, если это НСЛ «на детей»), свидетельства рождения детей и другие. Также следим, чтобы детям еще в прошлом 2022 году не исполнилось 18 лет. Если это произошло в текущем 2023 году, тогда еще до конца года по ним право на НСЛ остается;
• считаем заново НДФЛ по соответствующим месяцам. Проверяем наличие арифметических и других ошибок;
• находим суммы недоплаты / переплаты НДФЛ;
• урегулируем разницу, то есть учитываем ее при составлении текущего Приложения 4ДФ (при годовом пересчете – это Приложение 4ДФ, касающееся декабря), составляем бухгалтерскую справку, отражаем в бухгалтерском учете. Учет разницы осуществляем следующим образом: на сумму недоимки в Приложении 4ДФ увеличиваем НДФЛ за декабрь 2023 года, а на сумму переплаты, наоборот, уменьшаем НДФЛ (см. ниже);
• если месячного дохода не хватает, чтобы урегулировать разницу, то переносим сумму НДФЛ к удержанию/возмещению на следующий отчетный период. Аналогично поступаем и в ситуации переплаты НДФЛ: если месячной суммы НДФЛ в декабре 2023 года не хватает, чтобы урегулировать эту переплату, переносим оставшиеся на январь 2023 года и т.д.

Внимание: при удержании недоплаты НДФЛ не забываем об ограничении 20%.

Обратите внимание, что удерживать НДФЛ с зарплаты работника вследствие перерасчета следует с учетом ограничения ст. 128 КЗоТ: 20% чистой зарплаты при каждой ее выплате, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством или при наличии нескольких исполнительных листов, – 50% (письмо ГНС от 06.03.2012 № 8724/Я/17-1114). И тут учтите, что у работника же могут быть еще и другие удержания, например, алименты (по алиментам ограничение – 70%, ст. 128 КЗоТ). Однако обойти данные ограничение можно - работник должен написать заявление на удержание соответствующей суммы недоплаты НДФЛ. Особенно рекомендуем перестраховаться, когда этих удержаний несколько.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Годовой перерасчет НДФЛ в Приложении 4ДФ

Перерасчет влияет на Приложение 4ДФ за тот период, в котором он осуществлялся. Если это годовой перерасчет, то будет Приложение 4ДФ за декабрь в Налоговом расчете за IV квартал. Порядок такой:

• если недоплата, то графы 4 и 4а увеличивают на сумму фактически доначисленного с работника НДФЛ;
• если переплата, то графы 4 и 4а уменьшают на сумму возвращенного работнику НДФЛ. При этом в графе 4а может быть даже и отрицательное значение, то есть налог со знаком «минус», если НДФЛ с других доходов в таком периоде с лица не удерживался. В таком случае в графе 4 будет «ноль». Также «ноль» может быть в ситуации при излишне удержанном налоге в прошлые периоды, а перерасчет осуществляется при увольнении работника (тогда нельзя отнести оставшуюся разницу на последующие периоды). Такая ситуация приведена в индивидуальной налоговой консультации ГНС от 12.04.2019 № 1594/6/99-99-13-03-02-15/ИПК (см. пример 2);
• в графах 3 и 3а проставляется сумма начисленного и выплаченного дохода за соответствующий период, в котором осуществлялся перерасчет (чаще всего – декабрь). На них перерасчет никак не влияет. Доход уменьшаем только в случае, если он был начислен работнику неправильно, а не вследствие перерасчета НДФЛ.

Это и все. Отдельных граф для отображение пересчета НДФЛ в Приложении 4ДФ не предусмотрено.

Отражаем перерасчет НДФЛ в бухгалтерском учете

Результат оформите бухгалтерской справкой. В бухгалтерском учете сделайте проведение:

• сумма недоплаты: Д-т 661 «Расчеты по заработной плате» – К-т 641/НДФЛ;
• сумма переплаты: Д-т 661 – К-т 641/НДФЛ методом «сторно».

Проводить ли перерасчет НДФЛ, если найдена ошибка

Если причина переплаты/недоплаты ошибка, то она может «утонуть» при общем пересчете. Однако если других причин нет, то как вариант можно еще подать Налоговый расчет типа «Уточняющий» вместе с Приложением 4ДФ (разъяснение ГНС в 103.26 ЗИР). Например, в случае если НДФЛ не был удержан с материальной помощи, когда такая помощь превышала не облагаемый налогом годовой необлагаемый налогом лимит или же имела системный характер. Что лучше исправить ошибку до пересчета, или во время него – однозначного ответа нет. Оба варианта допустимы.

Резидент Дія Сіті

• Як резиденту Дія Сіті оформлювати трудові відносини
• Гіг-контракт та гіг-спеціалісти: що врахувати
• Які податки сплачує резидент
• Виплати гіг-спеціалістам і працівникам
• Чи вести резиденту Дія Сіті військовий облік

Штрафы за непроведение годового перерасчета НДФЛ

Прямой ответственности именно за непроведение перерасчета НДФЛ – нет. Однако она может наступить вследствие недоплаты НДФЛ, если таковая есть. Без пересчета об этом неизвестно. Однако если такая недоплата будет обнаружена в ходе налоговой проверки, то можно получить штрафы:

• за представление Налогового расчета с недостоверными сведениями или ошибками – 1020 грн (см. п. 119.1 НКУ);
• повторное нарушение, если такое произошло в течение года – 2040 грн;
• за недоплаченный НДФЛ – 10% от суммы налога, подлежащего уплате (см. ст. 1251 НКУ).

КОЛИ ШТРАФИ ЗА НЕПРОВЕДЕННЯ ПЕРЕРАХУНКУ ПДФО НЕ ЗАСТОСОВУЮТЬ ⏩

Пример годового перерасчета НДФЛ

ПРИМЕР В «ЕКСПЕРТУС ГОЛОВБУХ» ⏩

Пример 1 (перерасчет зарплатных доходов). Работница Скосыра М.С. имеет право на НСЛ как иметь 2-х детей младше 18 лет. Для 2023 года НСЛ по ней составляет 2684 грн (=1342×2) при условии непревышения дохода суммы 7520 грн (=3760×2). Заработная плата ежемесячно обычно на уровне минимальной для 2023 года – 6700 грн (оклад).

В результате пересчета бухгалтер обнаружил такие проблемы и ошибки, которые приведены в таблице ниже.

Результаты перерасчета представлены в таблице ниже.

Таким образом, в результате перерасчета НДФЛ обнаружена недоплата в сумме 483,12 грн. Зарплата «чистыми» за декабрь 2023 до снятия недоплаты: 5977,12 грн (=6700 – 722,88).

Проверяем ограничения 483,12 × 100%/5977,12 = 8,08% < 20%.

Если же произошло так, что сумма недоплаты больше 20% «чистой» зарплаты, то выбираем один из вариантов:

• удерживаем постепенно – еще и в январе 2024, феврале 2024 и т.д.;
• Работница пишет заявление на содержание всей суммы недоплаты НДФЛ, тогда удержать можно сверх норм ст. 128 КЗоТ.

Отражаем выявленную после перерасчета недоплату в Приложении 4ДФ Налогового расчета за IV квартал 2023 года (месяц 3):

• доход в графах 3 и 3а: 6700 грн.;
• сумма НДФЛ в графах 4 и 4а: 1206 грн (=722,88+483,12).

В бухгалтерском учете содержание НДФЛ в декабре 2023 отображаем проводкой:

• Дт 661 Кт 641 1206.00 грн.

ВАЖЛИВІ ЦИФРИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА В 2024 РОЦІ

• ✍ Мінімальна зарплата
• ✍ Прожитковий мінімум
• ✍ Податкова соціальна пільга
• ✍ Мах і min лікарняних і декретних
• ✍ Max і min ЄСВ
• ✍ Норми добових витрат
• ✍ Індексація зарплати
• ✍ Нецільова благодійна допомога

Пример 2 (перерасчет незарплатных доходов). Работнику Костюченку И.М. ошибочно в сентябре 2023 года была начислена арендная плата за легковой автомобиль 5000 грн. Договор аренды был прекращен в середине месяца 18.11.2023 г. Бухгалтеру следовало уменьшить размер арендной платы, но он этого не сделал. Арендная плата должна была составлять = 5000×18/30 = 3000 грн. Таким образом, 2000 грн были начислены излишне. Костюченко И. М. перечислил излишне начисленную ему сумму на банковский счет предприятия – 1610 грн. Это сумма без НДФЛ и ВС (=2000 грн ×0,805).

Также находим разницу в военном сборе: 2000×0,015 = 30 грн.

В Приложение 4ДФ Налогового расчета за IV квартал 2023 года (месяц 3) вносим данные, как в таблице ниже.

Пример составлен на основе индивидуально налоговой консультации ГНС от 12.04.2019 № 1594/6/99-99-13-03-02-15/ІПК.

Альтернативный подход – подать уточняющий расчет.

Примеры поправок пяти возможных НСЛ-ошибок

Вот что нужно проверить и какие досадные ошибки можно отловить.

Проверьте предельный размер дохода работников, имеющих двух и более детей.

ПРИМЕР В «ЕКСПЕРТУС ГОЛОВБУХ» ⏩

Проверьте наличие заявлений работников, которым в течение года разово применили НСЛ

ПРИМЕР В «ЕКСПЕРТУС ГОЛОВБУХ» ⏩

Проконтролируйте срок действия оснований у работников, которым в середине года остановили применение НСЛ

ПРИМЕР В «ЕКСПЕРТУС ГОЛОВБУХ» ⏩

Пересмотрите и при необходимости перераспределите доходы работников, у которых были отпуска или больничные

ПРИМЕР В «ЕКСПЕРТУС ГОЛОВБУХ» ⏩

Проверьте НСЛ работников, которых в 2022 году мобилизовали

ПРИМЕР В «ЕКСПЕРТУС ГОЛОВБУХ» ⏩