Содержание статьи:Кто подает форму 1ДФ
Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога - это полное название отчета, который имеет статус декларации (далее - форма 1ДФ). Он утвержден приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4. Этим же приказом утвержден и порядок его заполнения и представления (далее - Порядок № 4).
Отчет подают все субъекты хозяйствования, которые являются налоговыми агентами, то есть обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ и военный сбор (ВС) от имени физических лиц, которым они выплачивают доходы. Юрлица, физлица-предприниматели, самозанятые лица - все подают форму 1ДФ, независимо от их организационно-правового статуса и системы налогообложения.
Если в отчетном квартале налоговый агент не начислял и не выплачивал доходов физлицам, он не должен подавать форму № 1ДФ.
Куда и когда подать форму 1ДФ
Форму № 1ДФ налоговые агенты подают ежеквартально в течение 40 календарных дней, следующих за последним днем отчетного квартала. Если предельная дата представления отчета - выходной или праздничный день, последним днем представления будет следующий после него рабочий день.
По I и квартал 2018 форма 1ДФ должно быть подано по местонахождению налогового агента к 9 августа 2018 включительно (четверг) .ФОП и самозанятые лица подают отчет по своему налоговому адресу, то есть месту жительства, где они взяты на учет как плательщики налога (пп . "б" п. 176.2 НКУ).
налоговые агенты | юридические лица подают форму № 1ДФ в орган ДФС по своему местонахождению |
самозанятые лица | по своему налоговому адресу. Налоговая адрес физического лица - это место его проживания, по которому физлицо берут на учет в качестве налогоплательщика в органе ГФС |
Форму № 1ДФ подают на всех работников. Обязательно заполняют их налоговые номера или серии и номера паспортов (для физических лиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта).
Филиалы или другие обособленные подразделения юридического лица, уполномоченные начислять работникам зарплату, удерживать и перечислять НДФЛ, самостоятельно подают форму № 1ДФ в орган контроля по своему местонахождению.
За подразделения, не имеющие таких полномочий, отчитывается юридическое лицо. В частности, представляет форму № 1ДФ в виде отдельной порции за такое подразделение в орган ДФС по своему местонахождению и направляет его копию в орган ГФС по местонахождению подразделения. В порции, которую подают за обособленное подразделение, отмечают сведения о физических лиц - работников этого подразделения.
Формат подачи отчета № 1ДФ
Штатная численность работников юридического лица | Сколько порций подавать |
до 1000 человек | единым документом одной порцией |
более 1000 человек | можно подать несколькими порциями, каждая порция является отдельным налоговым расчетом со своим номером |
Форму № 1ДФ налоговый агент представляет в орган контроля в двух экземплярах. Один экземпляр ему возвращают - с подписью лица, ответственного за прием расчета, штампом и проставленным номером порции, полученным при обязательном регистрации расчета в органе контроля.
Форму № 1ДФ можно подать в один из способов:
- в электронном виде при наличии ключей ЭЦП;
- на бумаге вместе с электронной формой на флешке или диске;
- только в бумажной форме, если в нем не более 10 строк.
Бумажную форму № 1ДФ можно направить в ДФС почте (письмом с уведомлением о вручении) или подать лично.
Форма 1ДФ - порядок заполнения
Рассмотрим теперь как подготовить и заполнить этот расчет.
Название (код) реквизита | Заполнение |
Заглавная часть | |
Реквизит "Работало по трудовым договорам (контрактам)" | Указываем количество лиц, которые в отчетном периоде работали по трудовым договорам (контрактам) у налогового агента. Сюда входят как работающие по основному месту работы, так и внешние совместители. Если численность работников в течение отчетного периода менялась, то указывают их максимальное количество за период. В это количество не включают работниц, находящихся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до 3-х лет (или 6 лет) независимо от того, был ли выплачен доход (разъяснение ОИР 103.25) . Этот реквизит заполняется только для первой порции расчета. |
Реквизит "Работало по гражданско-правовым договорам" | Указываем количество лиц, получавших доходы от налогового агента по гражданско-правовым договорам. Этот реквизит заполняется только для первой порции расчета. Сюда не включаются ФЛП, а также те лица, которые получали доходы по договорам аренды недвижимого (движимого) имущества (разъяснение ОИР 103.25). |
Реквизит "Порция №" | Порция - это разделение отчета на части. Количество порций зависит от количества работающих:
Если количество работающих не превышает 1000 человек, то в правой ячейке ставим "1". Прочерков ставить не нужно. |
Реквизит "Тип налогового агента" | Проставляет отметку "Юридическое лицо" или "Самозанятое лицо" |
Квартал, год | Квартал ставим числами: 01, 02, 03, 04. Ставим год. Никаких точек между цифрами ставить не нужно. |
Наименование и налоговый адрес налогового агента | Вписываем наименование юрлица или фамилия, имя, отчество полностью физлица-предпринимателя. При этом каких-то приписок типа "ФЛП" и т.п. делать здесь не требуется. Указываем налоговый адрес агента. |
Контролирующий орган | Вписываем наименование контролирующего органа, которому подается отчет. |
Как заполнить раздел I формы 1ДФ1. Суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и суммы удержанного с них налога | |
№ п/п (1) | Отражаем номер строки, которая заполняется. Нумерацию осуществляем последовательно. |
Налоговый номер или серия и номер паспорта (2) | Указываем регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика. Паспорт можно указывать только, если физлицо имеет религиозные убеждения и об этом стоит соответствующая отметка в самом паспорте. Заполняем слева направо без пропусков и пробелов. |
Сумма начисленного дохода (грн, коп.) (3а) | Отражаем сумму дохода, который был начислен физлицу за отчетный квартал (в грн с копейками). Сумма указывается полностью ( "грязными"), то есть отнимать НДФЛ и ВС не требуется. Правая ячейка в гр. 3а и других подобных графах предназначена для отображения копеек (точки или запятой при этом ставить не нужно). Доходы отражаем в разрезе их признаков (признаки приведены в комментарии ниже в гр. 5). Каждая сумма дохода по определенному признаку указывается отдельно. Если работник получал несколько различных доходов, то на него заполняется несколько строк с разными кодами. |
Сумма выплаченного дохода (грн, коп.) (3) | Отражаем сумму выплаченного дохода физлицу (в грн с копейками). Сумма отмечается полностью, - отнимать НДФЛ и ВС не требуется. Если физлицу зарплату или иной доход выплатили в полной сумме, то сумма гр. 3а = сумме гр. 3. Если выплата зарплаты происходит в другом месяце, чем ее начисление, то необходимо включать ее выплату к тому периоду, в котором она была начислена. Например, если зарплата за март была выплачена в апреле (до 7 апреля), то ее выплату отражаем в гр. 3 расчета за I квартал. |
Сумма удержанного налога (грн, коп.): начисленного (4а) перечисленного (4) | Вносим сумму НДФЛ (в грн с копейками), начисленного и удержанного в разрезе признаков дохода и признаков налоговой социальной льготы (НСЛ). В гр. 4 указываем суммы уплаченного НДФЛ (в грн с копейками) по аналогичному правилу к гр. 3: сумма уплаченного НДФЛ отражается в том периоде, к которому она относится, при регулярной выплате зарплаты. То есть, НДФЛ уплаченный в апреле (до 7 апреля) при выплате зарплаты за март относится к отчету за I квартал, а не II квартал. |
Признак дохода (5) | Указываем признак (код) начисленного физлицу дохода. По каждому лицу заполняем столько строк, сколько видов дохода она получила от налогового агента. Обязательно при этом каждый раз заполняется гр. 2 формы 1ДФ (порядковый номер). Справочник признаков доходов можно найти в приложении к Порядку № 4. Наиболее распространенные признаки:
|
Дата приема на работу (6) увольнения с работы (7) | Заполняем только для лиц, которые были приняты на работу или уволены с работы в течении отчетного периода. Указываем число, номер месяца (в формате "03", "04" и т.д.), год принятия работника на работу, но только для тех работников, которые были приняты в отчетном квартале (гр. 6). Указываем число, номер месяца, год освобождения, но только для тех, работников, которые были уволены в отчетном квартале (гр. 7). Если физлицо не меняло свое место работы, то гр. 6 и 7 вообще не заполняются (никаких прочерков или нулей при этом ставить не нужно). |
Признак налоговой социальной льготы (8) | Указываем признак (код) НСЛ (их можно найти в Справочнике к Порядку № 4):
В незаполненных полях информационной строки проставляется прочерк. Если работник получал различные НСЛ в течение квартала, то заполняется несколько строк. Если работник в 2-х или одном месяце вообще не получал НСЛ из-за превышения предельного дохода, то общая сумма дохода, общая сумма удержанного НДФЛ и код льготы записываются в одной строке (то есть записывать доходы работника в несколько строк, как это делаем при различных признаках дохода , здесь не нужно). |
Признак (0, 1) (9) | Заполняем в случае корректировки ошибок (для расчетов "Отчетный новый" и "Уточняющий"). В незаполненных полях информационной строки проставляется прочерк. Эти признаки означают следующее: "0" - введение этой строки в ранее представленную форму 1ДФ; "1" - исключение этой строки с ранее представленной формы 1ДФ. |
В последней строке раздела I указываются итоговые суммы по графам 3а, 3, 4а и 4. | |
Как заполнить раздел II формы 1ДФРаздел II. Налогообложение процентов, выигрышей (призов) в лотерею и военный сбор | |
Налогообложение процентов | Заполняется банками и кредитными союзами. Сведения о физлице не значатся. Указывается общая сумма начисленного и перечисленного дохода в виде процентов и ВС с таких доходов. |
Налогообложение процентов - исключение | Строка предназначена для корректировки ошибок. |
Налогообложение выигрышей (призов) в лотерею | Заполняется операторами лотерей. Сведения о физлице не значатся. Заполняется аналогично строке "Налогообложение процентов". |
Налогообложение выигрышей (призов) в лотерею - исключение | Строка предназначена для корректировки ошибок. |
Военный сбор | Заполняем всегда при составлении формы 1ДФ. Указываем общую сумму начисленного дохода, с которого удерживается ВС, общую сумму выплаченного дохода, общую сумму удержанного ВС (начисленного и уплаченного) - все это в колонках. Сведения о физлице не значатся. Согласно разъяснения ГФС (ИПК от 05.01.2018 г. № 65 / Б / 99-99-13-01-01-15 / ИПК) в этой строке указывается весь доход, включая тот, который не облагается ВС. Хотя это мнение противоречит более старому письму ГФС от 10.11.2016 г. № 7431 / П / 26-15-13-02-15, где отмечалось, что необходимо отражать только те доходы, которые облагались ВС. |
Военный сбор - исключение | Используется для корректировок ранее отраженных сумм дохода и ВС. |
Заполняем заключительный строку, который является итоговым по начисленного и уплаченного ВС. | |
Заключительная информация | |
Количество строк | Проставляем количество заполненных строк раздела I. Строка «Всего» при этом не считаем. |
Количество физических лиц | Проставляем количество физлиц, по которым представлена информация. |
Количество страниц | Проставляем количество страниц налогового расчета. |
Ответственность
Недостоверные сведения, ошибки в форме 1ДФ повлечет наложение штрафа (п. 119.2 НКУ):
- первый раз - 510 грн;
- при повторном нарушении в течение года - 1020 грн.
Неполная или несвоевременная уплата НДФЛ и ВС влечет штраф и пеню за каждый день просрочки.
Если работник подал недостоверные сведения о НСЛ, то ответственность несет сам работник: он теряет право на НСЛ и платит штрафа сумме 100% недоплаты НДФЛ (пп. 169.2.4 НКУ).
Как исправить ошибки в отчете 1ДФ
Реквизиты формы № 1ДФ корректируют, если налоговый агент самостоятельно обнаружил ошибки и на основании сообщений об ошибках, которые обнаружил орган ГФС.
Чтобы исправить ошибки, подают «Отчетный новый» налоговый расчет до истечения срока подачи отчетного расчета. После истечения срока подачи отчетного расчета (как за отчетный, так и за предыдущие периоды) ошибки исправляют с помощью «Уточняющего» налогового расчета.
Отчетную новую и уточняющую формы № 1ДФ заполняют в одинаковом порядке. Отчетную новую и уточняющую формы № 1ДФ подают на основании информации с предварительно поданной формы. Они содержат информацию только по строкам и реквизитам, которые уточняют (ОИР, категория 103.25).
Ошибки в разделе I исправляют с помощью признаков в графе 9:
«0» - чтобы добавить правильную строку;
«1» - чтобы исключить неправильную строку.
Чтобы удалить один ложную строку с предварительно указанной информацией, следует повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» - строка удаляется из расчета, уточняется.
Чтобы добавить новую или пропущенную строку, необходимо полностью заполнить все графы, а в графе 9 указать «0» - строку будет введено в форму.
Заменить один ложный строку другим можно так: изъять ошибочную информацию (повторить графы ошибочной строки и в графе 9 указать «1»), а затем указать правильную информацию (заполнить правильно все графы строки, а в графе 9 указать «0»). То есть следует полностью заполнить две строки, одна из которых изымает предварительно указанную информацию, а вторая добавляет правильную информацию.
Скачать бланк формы 1ДФ 
Будьте в курсеСтаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
