бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Пришло время позаботиться о ежегодной инвентаризации, пора которой как раз наступила. В статье все, что вам понадобится для проведения годовой инвентаризации 2023: образец приказа на проведение годовой инвентаризации, расскажем о порядке проведения инвентаризации и последствий инвентаризации. Также в консультации об особенностях годовой инвентаризации 2023 года в условиях военного положения, боевых действий и уничтожения имущества
Инвентаризацию по части активов и обязательств предприятия можно проводить уже сейчас – с 01 октября по 31 декабря 2023 года. Срок для проведение инвентаризации – 3 месяца до даты годового баланса – определен в п. 10 раздела I специального Положение об инвентаризации активов и обязательств, что утверждено приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее – Положение об инвентаризации). Объекты, которые попадают в этот трехмесячный период, приведены в таблице ниже. Однако дата «01 октября» - это не означает, что инвентаризацию данных объектов нельзя начать 01 ноября или даже 01 декабря. Главное, чтобы успеть провести инвентаризацию до конца года – до составления годовой финансовой отчетности.
ОБЪЕКТЫ, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КОТОРЫХ ПРОВОДИТСЯ ЕЖЕГОДНО
в период с 01 октября по 31 декабря
Активы
Обязательства
необоротные активы, за исключением незавершенных капитальных инвестиций*. Например, нематериальные активы, машины и оборудование, приборы, транспортные средства, долгосрочные финансовые инвестиции (акции, деньги на долгосрочных депозитах в банках)
обязательства, кроме неиспользованных обеспечений*** расчетов с бюджетом по налогам и сборам, расчетам по ЕСВ
запасы, за исключением незавершенного производства** и полуфабрикатов. Например, сырье и материалы, топливо, строительные материалы, готовая продукция, товары, сельскохозяйственная продукция
текущие биологические активы
дебиторская задолженность, в т. ч. за товары, работы, услуги, полученные векселя, задолженность по осуществленным авансам поставщикам
кредиторская задолженность, в т. ч. за товары, работы, услуги, выданные векселя
доходы будущих периодов, например, оплата услуг получена заранее
*незавершенные капитальные инвестиции – это приобретенные и не введенные в эксплуатацию основные средства, недостроенные объекты. Их учет ведется на счете 15 «Капитальные инвестиции»;
** незавершенное производство – таким считается и та продукция, которая уже технически готова, но еще не прошла контроль качества;
*** обеспечение – например, обеспечение (резерв) оплаты отпусков.
Относительно других активов и обязательств предприятия, то минимальный срок начала их инвентаризации смещенный на месяц позже, но тоже все должно закончиться к Новому году.
ОБЪЕКТЫ, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КОТОРЫХ ПРОВОДИТСЯ ЕЖЕГОДНО в период с 01 ноября по 31 декабря
Актив
Обязательство
незавершенные капитальные инвестиции
целевое финансирование**
незавершенное производство
обязательства по части неиспользованных обеспечений
полуфабрикаты
расчеты с бюджетом (задолженность по налогам по сборам)
финансовые инвестиции (акции, депозиты в банках*, доли в уставном капитале других предприятий)
расчеты по ЕСВ (задолженность по вкладу)
денежные средства (касса + текущие счета в банках и другие)
* депозиты предприятия учитываются либо как финансовые инвестиции (субсчета 143 «Инвестиции несвязанным сторонам», 351 «Эквиваленты денежных средств», 352 «Прочие текущие финансовые инвестиции» – в зависимости от срока), либо как денежные средства (субсчет 313 «Другие счета в банке в национальной валюте»);
**если предприятие получало средства, которые должно было потратить на определенную их целебную цель. Это могут быть как бюджетные средства, так и средства благотворительных фондов, грантовых программ и т.п.
Если активы содержат определенные драгоценные металлы, например, в оборудовании, приборах, то эти металлы подлежат инвентаризации одновременно с активами, в которых они содержатся.
Также есть группа объектов, инвентаризацию которых можно проводить не ежегодно, а раз в 3 года. Возможные варианты по ним приведены в таблице ниже.
ОБЪЕКТЫ, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КОТОРЫХ ПРОВОДИТСЯ один раз в 3 года
Объекты
Сроки проведения инвентаризации
земельные участки, здания, сооружения, другие объекты недвижимости, кроме объектов госсобственности, инвентаризация которых должна проводиться по отдельным нормативным документами
можно ежегодно с 01 октября по 31 декабря или один раз в 3 года*
инструменты, приспособления, инвентарь
можно инвентаризировать постепенно частями в течение 3-х лет, но в объеме не менее 30% таких объектов ежегодно*
* определяется решением руководителя
Есть еще 2 особые группы активов:
движимые основные средства, например, автомобили, морские и речные суда, другие основные средства, которые могут находиться в дороге, длительных рейсах за пределами предприятия – инвентаризация осуществляется на дату их временного выбытия (отъезда, отлива, вылета);
библиотечные фонды – инвентаризация проводится в течение года по установленному и утвержденному руководителем графику. Правда на предприятиях их создают довольно редко. В основном это касается бюджетных учреждений – общественных библиотек и прочее.
Мораторій на податкові перевірки планують скасувати повністю. Щойно це станеться, податківці за своєю методичкою відпрацьовуватимуть ризики несплати податків. З’ясуймо, які забаганки ДПС потрібно виконати, щоб стати «ідеальним платником податків» та уникнути перевірки. І чи можливо це взагалі
Можно ли отказаться от годовой инвентаризации сославшись на военное положение
Нет, нельзя. Освобождения от проведения годовой инвентаризации или отсрочки данной процедуры в период военного положения нет. Несмотря на то, что существует возможность финансовой отчетности в Госстат и другим пользователям (кроме ГНС) подать позже без административной или уголовной ответственности за непредставление или несвоевременное представление отчетности – в течение 3-х месяцев после завершения военного положения – (пп. «2» п. 1 Закона «О защите интересов субъектов представления отчетности и других документов в период действия военного положения или состояния войны» от 03.03.2022 № 2115-ІХ, далее – Закон № 2115). Дело в том, что Закон №2115 освобождает от представления финансовой отчетности, а не ее составления. По ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете предприятия обязаны составлять финансовую отчетность и эта обязанность отменена не была.
И это все логично, ведь даже если финансовая отчетность будет подана позже, после завершения военного положения, их показатели должны быть достоверны. А это невозможно без годовой инвентаризации (ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете). Следовательно, годовая инвентаризация обязательна. Однако во время военного положения она может иметь свои особенности.
Особенности годовой инвентаризации 2023 в условиях военного положения, боевых действий и уничтожения имущества
В условиях военного положения и его последствий (разрушение и уничтожение активов, невозможность доступа к ним при проведении инвентаризации). Данную ситуацию регулирует п. 8 раздела I Положения № 879, согласно которому:
инвентаризация проводится только при возможности безопасного и беспрепятственного доступа к активам, первичкам и регистрам бухучета. Что такое безопасный и беспрепятственный доступ – законодательством неопределенно, но, очевидно, такого доступа могут не иметь предприятия, расположенные на временно оккупированных территориях и в зонах ведения боевых действий;
если установлены факты похищения (хищения), недостачи, уничтожения (порчи) имущества, то руководители могут принять решение о проведении инвентаризации такого имущества отдельно в день установления таких фактов. Это значит, что годовую инвентаризацию можно и не ждать. Если руководитель такого решения не принял, то получается, что такое имущество следует инвентаризировать по общим правилам, например во время годовой инвентаризации;
после того, как препятствия доступа к активам, первичным документам и регистрам бухучета исчезнут, инвентаризацию таких активов следует провести на 01 число следующего месяца. Однако эту дату можно и не ждать, а провести инвентаризацию на день установления факта уничтожения имущества (см. предварительное условие). Результаты таковой инвентаризации отражаем в бухгалтерском учете соответствующего отчетного периода.
Такие правила касаются всех предприятий, которые с даты начала временной оккупации имели свое местонахождение, в частности, на следующих территориях:
на территории АР Крым, г. Севастополя;
на временно оккупированной территории Донецкой и Луганской областей;
Если предприятие имеет неподконтрольные ему по причине войны активы и не может провести их инвентаризацию, то желательно:
закрепить это в приказе об инвентаризации. Это может быть приказ о проведении годовой инвентаризации следует объяснить причины, почему инвентаризация таких активов невозможна, то есть отсутствует безопасный и беспрепятственный доступ. Например, на дату инвентаризации активы предприятия находятся в зоне боевых действий или предприятие считает высоким риском такую инвентаризацию из-за заминирования близлежащей территории, недавно освобожденной от оккупации;
в финансовой отчетности показать такие активы по имеющимся данным бухгалтерского учета. Даже если известно о повреждении таких активов без инвентаризации и акта обзора таких активов списывать их с баланса нельзя;
в примечаниях к финансовой отчетности раскрыть данную ситуацию, а именно причины невозможности проведения инвентаризации, стоимость таких активов. Возможно, также их перечень и определенную информацию об их сохранности, если такие данные существуют;
для списания поврежденного имущества в бухгалтерском учете достаточно документов по инвентаризации (инвентаризационных описаний, актов инвентаризации, сверочных ведомостей и протоколов комиссий). Однако, чтобы избежать негативных последствий в учете НДС, желательно доказать факт форс-мажора, разрушение в период военного положения, например из-за получения сертификата Торгово-промышленной палаты, акта о пожаре от ГСЧС, или акта осмотра комиссией от органа местного самоуправления (ОМС) . Это позволит избежать начисления НДС при списании внеоборотных активов, в том числе основных средств;
для главных средств на неподконтрольных территориях можно показать издержки от уменьшения полезности активов. Данная процедура описана в НП(С)БУ 28 «Уменьшение полезности активов». Однако она не применима в частности к запасам (п. 3.1 НП(С)БУ 28).
При инвентаризации уничтоженного имущества используем документы, приведенные в таблице ниже.
ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ Уничтоженного ИМУЩЕСТВА
Документ
Особенности
Уничтожены основные средства, неоценимые необоротные материальные активы, нематериальные активы
Инвентаризационное описание внеоборотных активов или группы внеоборотных активов
Составляются отдельные описания по активам, которые не подлежат восстановлению. В них следует указать время ввода в эксплуатацию и причины, приведшие к состоянию негодности (п. 1.8 разд. ІІІ Положения № 879)
Уничтожены запасы, в т.ч. товары и прочие ТМЦ*
Инвентаризационное описание запасов
Следует составить отдельные описания по тем непригодным запасам. В них обозначаются их наименование, количество, причины, степень и характер их порчи, а также предложения по предложению по их уценке, списанию или возможности использования таких запасов в определенных хозяйственных целях (п. 4.4 разд. ІІІ Положения № 879)
Такой акт имеет произвольную форму и должен содержать описание всех утраченных документов
Относительно всего уничтоженного имущества
Сверительные сведения
Отображаются разногласия между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описаний (актов инвентаризации)
Протокол инвентаризационной комиссии
Здесь должны быть предложения по дальнейшему списанию основных средств, МНМА, запасов или их возможного использования. Среди возможных вариантов такие:
восстановить путем текущего или капитального ремонта;
восстановить путем реконструкции;
провести консервацию объекта;
ликвидировать путём демонтажа;
списать с баланса как уничтоженный.
Такой протокол в течение 5 дней утверждается руководителем
*ТМЦ – товарно-материальные ценности. В большинстве своем под ТМЦ понимают производственные запасы, товары, готовую продукцию и малоценные быстроизнашивающиеся предметы (МБП). Однако определение ТМЦ в НП(С)БУ и других нормативных документах отсутствует
Щоб узяти на баланс об’єкт ОЗ, визначте строк його корисного використання. Адже від нього залежить, протягом якого часу об’єкт амортизуватиметься в обліку й, відповідно, впливатиме на фінрезультат підприємства. Стаття допоможе визначити строк корисного використання і вчасно його переглянути
Этот вопрос вполне логично возникает, учитывая всю хлопотливость процесса инвентаризации и документального оформления. Годовая инвентаризация обязательна – этого требует ч. 1 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее – Закон о бухучете). Обязательна ежегодная инвентаризация и по абз. 1 п. 7 Положения об инвентаризации. Ответственность за проведение инвентаризации несет собственник, уполномоченный орган управления (или руководитель). Перенести сроки годовой инвентаризации нельзя – даже по причине военного положения.
Перенести сроки годовой инвентаризации нельзя. Нельзя и через карантин (п. 4 разд. и Положение об инвентаризации) или военное положение. В последнем случае можно не производить инвентаризацию только того имущества, к которому нет безопасного и беспрепятственного доступа (см. выше). Однако, если при таких обстоятельствах нельзя собрать инвентаризационную комиссию из-за отсутствия определенных должностных лиц, то как действовать – см. конце данной консультации.
Главная цель инвентаризации – это обеспечение достоверности финансовой отчетности. Это достигается через:
подтверждение фактического наличия активов и обязательств. Как следствие, могут быть установлены избытки/недостачи или же пересортица. В качестве примера последней – мука высшего сорта в избытке 10 кг, а мука первого сорта – в недостатке 10 кг. Относительно обязательств может быть установлена просроченная задолженность, безнадежная задолженность и тому подобное. Однако обратите внимание, что списать задолженность из-за просрочки срока давности после инвентаризации может быть рано – на время COVID-карантина и военного состояния течение данных сроков было приостановлено (см. п. 19 Заключительных и переходных положений Гражданского кодекса Украины, далее – ГК);
выяснение физического состояния активов и их возможности приносить экономические выгоды предприятию. Например, установлено наличие оборудования, которое уже не подлежит дальнейшему ремонту, а потому не может учитываться как оборудование – его следует разобрать на запчасти или же вообще списать с баланса;
нахождение активов или обеспечений (резервов), которые не используются или уже не могут быть использованы. Например, излишне начисленное обеспечение оплаты отпусков;
проверку справедливости существующей оценки активов. Частично оценка связана с существующим физическим состоянием активов, частично – с существующей рыночной стоимостью аналогичных активов. В дальнейшем результаты инвентаризации могут стать основой для обоснования дооценки/уценки активов.
Внимание: пересортица (или пересорт) – это ситуация, когда один сорт (вид, марка) одного и того же актива в избытке, а другой - в недостатке в том же количестве.
Избежать инвентаризации 2023 не удастся в случае обязательного аудита финансовой отчетности. На ее проведении скорей всего настоят аудиторы (и могут принять в ней участие). А как быть другим, у которых обязательного аудита нет?
Что будет, если ежегодную инвентаризацию 2023 не провести
Вопрос о существующей ответственности за непроведение инвентаризации вполне резонный, ведь инвентаризация – это довольно длительный процесс. И парадокс в том, что никакого значительного штрафа именно за сам факт непроведения инвентаризации нет, особенно если предприятие не получало бюджетных средств.
Возможна лишь административная ответственность должностных лиц, которые не провели или не обеспечили проведение инвентаризации, то есть директора и главного бухгалтера. Только даже здесь следует кое-что пофантазировать относительно штрафа, так как «штрафа за ежегодную инвентаризацию» нет, а взамен есть штрафы за:
несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей, отсутствие бухгалтерского учета (ст. 1642 Кодекса Украины об административных правонарушениях, далее – КУоАП) – от 136 до 255 грн (170-340 грн, если повторно в течение года);
предоставление недостоверных данныхдля проведения статистических наблюдений органам Госстатистики – от 170-255 грн (если повторно в течение года – 255-340 грн) по ст. 1863 КУоАП. Финансовая отчетность также представляется органам Госстатистики;
непроведение инвентаризации при составлении ликвидационного баланса (ч. 3 ст. 1666 КУоАП). Здесь уже серьезнее – от 1700 до 2550 грн.
Однако само наличие административного штрафа в КУоАП еще не означает, что на должностных лиц обычного коммерческого предприятия он может быть наложен.
Внимание:ежегодная инвентаризация-обязательная процедура, но «заработать» штраф за ее непроведение или нарушение ее процедуры маловероятно. И это могут быть только админштрафы на должностных лиц, а не на само предприятие.
Первый из ранее упомянутых штрафов – за некачественную инвентаризацию – могут наложить только Государственная аудиторская служба. Остальные же штрафы могут наложить органы Госстатистики или государственный регистратор при ликвидации предприятия.
Однако в обычной ситуации для коммерческого предприятия это вряд ли возможно, так как:
Государственная аудиторская служба проверяет исключительно бюджетные учреждения и предприятий-получателей бюджетных средств. Прийти проверить на обычное предприятие и наложить штраф они не имеют права;
Госстатистика проверяет, как правило, в случаях полного непредставления статистической или финансовой отчетности;
государственный регистратор – это уже ситуация ликвидации. А она без инвентаризации вообще невозможна, ведь следует погасить долги и разделить остаток имущества между собственниками (учредителями).
ГНС и ежегодная инвентаризация 2023
А что налоговики? Ведь они тоже могут наложить штраф за неведение бухгалтерского учета, частью которого является инвентаризация. Однако их интересует не ежегодная инвентаризация как таковая, а больше проверка наличия товарных остатков, особенно у субъектов, которые используют РРО, торговцев подакцизным товаром. Например, инвентаризация топлива у плательщиков топливного акциза. Также объектом их внимания может стать инвентаризация наличных денег.
И налоговиков интересует инвентаризация именно этих, а не всех активов предприятия. Кроме того, есть еще такие нюансы:
инвентаризация таких «налогово ценных» активов, например того же топлива, проводится даже ежемесячно, а не ежегодно;
налоговики хотят, чтобы инвентаризация прошла под их контролем.
Так, при осуществлении плановой или фактической налоговой проверки налоговики могут присутствовать при осуществлении инвентаризации (пп. 20.1.9 Налогового кодекса Украины (далее – НК), п. 7 разд. и Положение об инвентаризации). Также требовать ее проведения путем вручения требования на проведение такой инвентаризации. Непроведение (отказ) – административный арест имущества (основание – ст. 94 НК). Снимается только после проведения инвентаризации. Получается, что даже если ежегодная инвентаризация была, от «налоговой» инвентаризации все равно не откажетесь, если налоговики потребуют такую провести.
Внимание: нежелательно сокращать ежегодную инвентаризацию, особенно избегать инвентаризации товарных остатков, в т. ч. подакцизных товаров, наличных средств.
Українські підприємства активно залучають іноземні інвестиції, виграють гранти і розвиваються. Хочете бути серед успішних? Підвищуйте кваліфікацію за Міжнародними стандартами фінансової звітності
Однако избежать инвентаризации 2023 не удастся в случае обязательного аудита финансовой отчетности. Здесь на проведении инвентаризации будут настаивать скорее всего аудиторы (и могут принять в ней участие).
Касается ли ежегодная инвентаризация юрлиц-упрощенцев и предпринимателей
Юрлиц-единоналожников, да. ФЛП-нет. И вот почему.
Требование п. 1 ст. 10 Закона о бухучете относительно обязательного проведения инвентаризации касается абсолютно всех предприятий независимо от их системы налогообложения или типа (микро, малое, среднее, большое). Поэтому юрлица-единоналожники и малые предприятия должны проводить ежегодную инвентаризацию на уровне с другими предприятиями.
Внимание:упрощенная система налогообложения или статус малого или микропредприятия не освобождает от ежегодной инвентаризации.
Кстати, если после инвентаризации такие юрлица-единоналожники оприходуют активы, то это включаются в состав их дохода (ИНК от ГНС от 03.08.2018 № 25569/6/99-99-12-02-03-15). Эта довольно спорная позиция, но ГНС настаивает на уплате единого налога со стоимости оприходованных активов.
Внимание:оприходование излишка, обнаруженного при инвентаризации, – это доход у единщика-юрлица 3 группы.
Однако отсутствие ежегодной инвентаризации не означает отсутствие инвентаризации у физлиц-предпринимателей вообще. Так, инвентаризация ими проводится:
при проверке товарных остатков для ФЛП, использующих РРО;
при проверке остатков подакцизных товаров, в т. ч. топлива;
если вручено на это требование ГНС;
из собственного желания.
Внимание:физлица-предприниматели не обязаны проводить ежегодную инвентаризацию.
Что следует инвентаризировать в 2023 году
Ежегодной инвентаризации подлежат только активы и обязательства предприятия. Собственный капитал инвентаризировать не нужно. Согласно п. 6 разд. И Положения об инвентаризации необходимо охватить все виды обязательств и все активы предприятия независимо от их местонахождения. Инвентаризация проводится сплошная. Это значит, что инвентаризироваться даже такие объекты:
сданы в аренду или напрокат;
независимо от технического состояния или использования на данный момент.
Внимание:ежегодная инвентаризация – по правилам сплошная, то есть охватывает все виды активов и обязательств, в т. ч. и забалансовые.
В инвентаризацию также нужно включить и объекты, которые находятся у предприятия временно:
материальные ценности, полученные на ответственное хранение;
условные активы и обязательства (имущество, полученное в залог, полученные гарантии и т. п);
бланки строгой отчетности – если они вообще у предприятия есть, так как является «вымирающим» видом активов. На сегодняшний день это еще могут быть разве что бланки трудовых книжек или билетов на развлекательные мероприятия.
Таким образом, сплошная инвентаризация охватывает не только активы и обязательства, которые формируют баланс предприятия, но и так называемые забалансовые активы и обязательства, которые предприятию не принадлежат, но используются им, хранятся у него и тому подобное.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДЕЙСТВИЯ ДО НАЧАЛА И В ПРОЦЕССЕ ЕЖЕГОДНОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
важные действия
объяснение
подготовить или проверить существующую
внутреннюю нормативную базу для проведения инвентаризации
Лучший вариант – это наличие на предприятии определенного внутреннего документа, которым определяются общие вопросы инвентаризаций. Это может быть Положение об инвентаризации или отдельный раздел в приказе об учетной политике и организации бухгалтерского учета предприятия и тому подобное. В нем решаются следующие вопросы:
о частоте и сроках осуществления инвентаризаций объектов, для которых допускается инвентаризация раз в 3 года, например зданий;
о частоте и сроках проведения годовой инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков, другой недвижимости;
состав постоянной (главной) инвентаризационной комиссии – должности работников, которые там должны быть. Можно издать и отдельный приказ;
состав рабочих инвентаризационных комиссий (должности лиц, которые там должны быть), если они создаются. Рабочие комиссии – это самостоятельные комиссии, которые осуществляют инвентаризацию, например, по определенным отделам или филиалам предприятия;
собственно разработанные бланки инвентаризационных документов (актов, описей, сличительных ведомостей и т. п).
Персональный состав инвентаризационных комиссий можно утвердить отдельным приказом (можно в приказе о проведении ежегодной инвентаризации).
К главной (или единственной) инвентаризационной комиссии включают (п. 1 разд. II Положения об инвентаризации) представителей управления, бухгалтерии, товароведов, технологов, экономистов, знакомых с объектом инвентаризации, членов ревизионной комиссии (если таковая имеется). Не могут в комиссию входить материально ответственные лица. В комиссии по инвентаризации топлива также не может участвовать главный бухгалтер*. Возглавить комиссию должен руководитель предприятия или его заместитель.
Обратите внимание, что запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц одного и того же работника 2 года подряд (п. 2.4 раздела II Положения об инвентаризации). За это состав рабочих инвентаризационных комиссий лучше утверждать отдельным приказом на 2 года.
Если создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии, то к ним могут также вводить и членов главной комиссии
издать приказ (распоряжение) о проведении ежегодной инвентаризации 2023, если подготовительный этап отсутствует
В приказе, в первую очередь, указываются сроки проведения инвентаризации и дата, на которую осуществляется инвентаризация тех или иных объектов. При этом правила следующие:
срок проведения инвентаризации - несколько дней, которые наступают после даты, на которую осуществляется инвентаризация. В этот срок также может включаться и сама дата инвентаризации**. Исключение – инвентаризация наличных денег и денег на счетах в банках. По ним срок инвентаризации должен совпадать с датой, на которую проводится инвентаризации, то есть составлять 1 день***;
дату, на которую проводится инвентаризация, – лучше брать последний день определенного периода, например месяца. Связано это с тем, что финансовая отчетность, в частности баланс, составляется на последний день отчетного периода. Поэтому лучше 30.11.2023 г., а не 01.12.2023 г.
начинать инвентаризацию именно в октябре не обязательно и можно все начать в ноябре;
назначаем состав инвентаризационной комиссии (или комиссий) или же вспоминаем постоянно действующие или рабочие комиссии, состав которых был утвержден приказом;
определить дату передачи протокола ежегодной инвентаризации руководителю – при ее определении следует учесть, что руководитель должен подписать протокол в течение 5 рабочих дней с даты окончания годовой инвентаризации (ч. 1 раздела IV Положения № 879)
урегулировать вопрос отсутствия определенных членов инвентаризационных комиссий
Так как документы должны подписывать абсолютно все члены инвентаризационных комиссий, то в случае их отсутствия, например, из-за болезни или командировки, необходимо приказом руководителя предприятия заменить их на других представителей
заготовить бланки инвентаризационных документов
Необходимы бланки инвентаризационных описей, актов, протокола о проведении инвентаризации. Эти бланки можно использовать как готовые, так и разработать самостоятельно
перед началом инвентаризации получить расписки от материально ответственных лиц
Расписка должна содержать то, что материально ответственное лицо сдало в бухгалтерию все приходные и расходные документы, принятые ценности оприходованы, а те, которые выбывали, списаны. Это касается и кассы, и ТМЦ и других активов.
Расписка необходима, чтобы предотвратить злоупотребления со стороны материально ответственных лиц, ведь потом после проведения инвентаризации всегда можно сказать, что не все документы были сданы оформлены, не все активы оприходованы
* п. 13.5 инструкции № 281;
** например, инвентаризация ТМЦ производится на 31.10.2023 года, но срок его проведения 01.11.2023– 03.11.2023. Для инвентаризации основных средств, например, по состоянию на 30.11.2022, но срок проведения 01.12.2023 г. – 08.12.2023 г.;
*** например, инвентаризация денежных средств в кассе и на счета в банке – 30.11.2023 г., а срок проведения тоже 30.11.2023 г.
Внимание:правила, сроки, состав инвентаризационных комиссий могут определяться как приказом о ежегодной инвентаризации, так и отдельными документами, например положением об организации бухучета.
Какие документы нужно оформить во время инвентаризации
Информация о необходимых для ежегодной и любой инвентаризации документах сведена в таблицу ниже.
Это вспомогательный документ, который может заменить инвентаризационный акт. Отличие в том, что для его оформления следует обратиться к своим дебиторам и передать им выписки по счетам по их долгам, а они должны подтвердить. Таким образом, акт сверки взаиморасчетов – это двусторонний документ, а акт инвентаризации задолженности – сугубо внутренний**
протоколы проведения инвентаризации
по всем объектам инвентаризации
Это конечный обобщающий документ по инвентаризации, который содержит:
результат инвентаризации;
выводы об обнаруженный расхождениях и их причинах;
предложения комиссии по взаимозачету пересортицы;
предложения комиссии по устранению недостач и излишков (отнести на материально ответственных лиц, оприходовать и тому подобное).
Протоколы подаются руководителю и должны быть утверждены им в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации. По ежегодной инвентаризации можно сделать один протокол – от постоянной (главной) комиссии. Можно и несколько – от рабочих или по направлениям инвентаризации
* по объектам, результат инвентаризации которых оформляется инвентаризационным актом такое сравнение в самом акте, поэтому сличительная ведомость не нужна. Однако по топливу сличительная ведомость требуется Инструкцией № 281;
** если контрагент отказал в сверке данных, то проводим инвентаризацию на основе существующей информации по состоянию расчетов «как есть» и оформляем акт инвентаризации
Все документы оформляются в 2-х экземплярах. Взять бланки можно, например из уже готовых официальных нормативных документов, среди которых:
приказ Минфина от 25.02.2016 № 219 «Об утверждении формы Акта инвентаризации объемов остатка горючего и Порядка его заполнения и представления» (далее – Приказ № 219).
Однако бланки можно разработать собственные, переделав их с соблюдением общих правил обязательных реквизитов ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996. Это лучший вариант, так как «советские» бланки из Постановления № 241, «бюджетные» по Приказу № 572 и «топливные» из Приказа № 281 содержат немало устаревших или ненужных для конкретного предприятия реквизитов. Исключение ― акт из приказа № 219, так как его форма обязательна для плательщиков топливного акциза.
Внимание: бланки инвентаризационных документов лучше иметь собственно разработанные.
Помарки и подчистки в инвентаризационных документах строго запрещены, поэтому ошибки исправляем корректурным способом – зачеркиваем и пишем правильную надпись и ставим подписи ответственных за составление документа лиц.
Инвентаризационные акты и описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственными лицами. Последние должны дать еще одну расписку (первую давали перед началом инвентаризации), что проверка активов состоялась в их присутствии. Таким образом, материально ответственные лица всего дают 2 расписки.
Внимание:существуют 2 расписки от материально ответственных лиц: первая – перед проведением инвентаризации («все было документально оформлено»), а вторая – после проведения инвентаризации («все было в моем присутствии»).
Підприємства дедалі частіше отримують запити від податкової з вимогою надати інформацію про певну операцію і всі документи до неї. Радимо до таких запитів ставитися серйозно і в жодному разі їх не ігнорувати. З’ясуємо, як підготувати відповідь на запит податківців і при цьому уникнути ризиків
инвентаризировать активы, если материально ответственное лицо (МОЛ) по ним отсутствует, например на больничном. Тогда необходимо изменить график проведения инвентаризации и перейти к другим объектам. Однако возможно и исключение из этого правила, если во внутренних документах предприятия и в договоре о материальной ответственности предусмотрена возможность выдачи ТМЦ другим лицом (представителем), если основное МОЛ (доверитель) болеет. В таком случае должна быть доверенность на представительство (основание – ст. 237 ГК). Ответственность при этом несет доверитель, то есть основное МОЛ;
необходимо осуществлять отпуск или оприходование ТМЦ, по которым инвентаризация еще не закончена, – на приходных документах по активам, поступающим на склад после инвентаризации ставится надпись «после инвентаризации» в присутствии членов инвентаризационной комиссии (с разрешения руководителя). Также такие ценности, которые поступили, вносятся в отдельную инвентаризационную опись.
Как учитывать последствия инвентаризации
Результаты инвентаризации бухгалтер отражает в учете на основании протокола инвентаризационной комиссии, который утвержден распоряжением (приказом) руководителя. Учет результатов пересортицы, списание недостач и оприходование излишков осуществляется по правилам п. 4 Раздела IV Положения № 879. Кроме того, оприходование и вопросы оценки излишка ТМЦ более подробно регулирует также п. 2.14 Методические рекомендации по учету запасов, которые утверждены приказом Минфина от 10.01.2007 № 2.
Обратите внимание, что в п. 25 НП(С)БУ 7 «Основные средства» есть требование к концу отчетного года проверить, не изменились ли данные относительно срока полезного использования (эксплуатации), ликвидационной стоимости и метода амортизации основных средств.
Особенности инвентаризации, если отсутствуют некоторые должностные лица
Вполне может возникнуть вопрос, как быть в ситуации, когда по тем или иным причинам, например по болезни или приостановление трудовых отношений во время военного положения, невозможно собрать всех членов инвентаризационной комиссии В целом ответ здесь один универсальный: не проводить инвентаризацию без присутствия членов инвентаризационной комиссии, которые были указаны в приказе об их назначении, нельзя. Для решения данной проблемы:
относительно материально ответственных лиц (кассиров, кладовщиков) – назначаем нового кассира (кладовщика), то есть возлагаем его обязанности на другого работника, а затем вносим изменения в приказ об инвентаризации;
в отношении других работников – вносим изменения в приказ об инвентаризации. Например, вместо отсутствующего директора председателем инвентаризационной комиссии указываем его заместителя.
