Бухгалтерские проводки по командировке должны отвечать возникающим обязательствам работника и налоговым правилам по учету командировок
Індексація зарплати в листопаді та грудні 2024 року Бухгалтерские счета учета командировок
Для составления бухгалтерских проводок по учету командировок основным счетом является 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Основное свойство этого счета – он может иметь остаток как по дебету, так и по кредиту, или отрицательный остаток по дебету. Это так называемые активно-пассивные счета.
Остаток по дебету означает наличие задолженности подотчетных лиц, а остаток по кредиту (или отрицательный по дебету) – наоборот, наличие задолженности предприятия перед подотчетными лицами, если они израсходовали свои собственные средства. Таким образом:
Командировочные расходы списывают в зависимости от ситуации на следующие счета:
| Счет | Назначение в учете командировок |
| 23 «Производство» | используется редко, только в случае когда командировка напрямую связана с себестоимостью продукции, работ, услуг; |
| 91 «Общепроизводственные расходы (проводки)» | используем, если командировка связана с работой цехов предприятия (наладка, открытие цеха и т.п.), командированный начальник цеха по своему направлению и тому подобное; |
| 92 «Административные расходы» | относим расходы на командировку руководящего персонала предприятия, администрации и офисных служащих, а также других работников, если перед ними ставятся общехозяйственные задачи. Например, командировка водителя связана с доставкой документов и т.п.; |
| 93 «Расходы на сбыт» | относим затраты, связанные со сбытом продукции, заключением новых контрактов, рекламой, пиарными и другими маркетинговыми мероприятиями; |
| 949 «Прочие операционные расходы» | относим те издержки, которые нельзя отнести к вышеприведенным счетам. К примеру: - командировка работников социальной сферы предприятия по их направлениям деятельности. Например, предприятие имеет на балансе базу отдыха или учебный центр и т.д.
- командировки в связи с оказанием благотворительной помощи, участия в определенных социальных проектах, командировки для организации развлекательных мероприятий для отдыха работников предприятия, например корпоратива.
Сюда же относим расходы, которые могут возникнуть при отмене командировки (письмо Минфина от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183). |
Внимание! Выбор счета зависит от цели командировки, задач командированного, а не его принадлежности к определенной группе персонала предприятия.
Если работник приобрел на предприятии в командировке определенные ТМЦ, то их отражайте на счетах их учета – 201 «Сырье и материалы», 28 «Товары» и подобных.
У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій
Примеры бухгалтерских проводок по учету командировок
Пример 1. Выдача наличных через кассу, своевременный возврат. Менеджер по сбыту направлен из Чернигова в Киев на 3 дня для подписания договора и приобретения образцов продукции. Сумма выданного аванса – 4500 грн. Сумма суточных – 300 грн/сутки. Отель – 600 грн/сутки, в т.ч. НДС (2 дня). Стоимость приобретенных образцов продукции – 1800 грн. с НДС. Авансовый отчет утвержден на сумму 3900 грн.
| № | Хозяйственная операция | Дт | Кт | Сумма | Документ |
| На дату выдачи аванса: |
| 1 | Выдан из кассы командировочный аванс | 372 | 301 | 4500,00 | Расходный кассовый ордер |
| До представления авансового отчета или одновременно с его представлением: |
| 2 | Работником возвращена неизрасходованная сумма средств (= 4500 – 3900 грн) | 301 | 372 | 600,00 | Приходный кассовый ордер |
| На дату представления (утверждения) авансового отчета. Утвержденная сумма отчета – 3900 грн. |
| 3 | Списана сумма суточных (=300×3) | 93 | 372 | 900,00 | Утвержденный авансовый отчет и командировочный приказ* |
| 4 | Списаны расходы на отель | 93 | 372 | 1000,00 | Утвержденный авансовый отчет + отельный счет + фискальный кассовый чек РРО по оплате за отель |
| 5 | Признан налоговый кредит по НДС по гостиничному счету | 641 | 372 | 200,00 |
| 6 | Оприходованы приобретенные образцы продукции | 281 | 372 | 1500,00 | Утвержденный авансовый отчет + накладная |
| 7 | Отраженный налоговый кредит по НДС | 641 | 372 | 300,00 | Налоговая накладная в ЕРНН** |
| *также может быть Положение о командировке, если сумма суточных утверждена в нем и общая по предприятию; ** кассовые чеки в этой ситуации невозможны, так как покупка за день превышает 200 грн без НДС |
Пример 2. Аванс на зарплатную карту, сумма суточных превышает норму. Менеджер по сбыту направлен из Чернигова в Киев на 3 дня для подписания договора. Сумма выданного аванса – 3600 грн. Сумма суточных – 700 грн/сутки. Отель – 600 грн/сутки, в т.ч. НДС (2 дня). Авансовый отчет утвержден на сумму 3300 грн. В 2023 году норма суточных по НКУ – 670 грн/сутки.
| № | Хозяйственная операция | Дт | Кт | Сумма | Документ |
| На дату выдачи аванса: |
| 1 | Перечислено на зарплату котку аванс на командировку | 372 | 311 | 3600,00 | Платежная инструкция, банковская выписка |
| До представления авансового отчета или одновременно с его представлением: |
| 2 | Работником возвращена неизрасходованная сумма средств (= 3600 – 3300 грн) | 311 | 372 | 300,00 | Заявление на перевод наличных |
| На дату представления (утверждения) авансового отчета. Утвержденная сумма отчета – 2700 грн |
| 3 | Списана сумма суточных (=700×3) | 93 | 372 | 2100,00 | Утвержденный авансовый отчет и командировочный приказ* |
| 4 | Списаны расходы на отель | 93 | 372 | 1000,00 | Утвержденный авансовый отчет + отельный счет + фискальный кассовый чек РРО по оплате за отель |
| 5 | Признан налоговый кредит по НДС по гостиничному счету | 641 | 372 | 200,00 |
| На дату начисления заработной платы: |
| 6 | Удержанная с работника сумма НДФЛ на сумму полученного дополнительного блага из-за превышения суммы суточных норм. Расчет: 90,00×1/0,82×0,18 = 19,76 грн, где 1/0,82 – натуральный коэффициент | 661 | 641 | 19,76 | Справка бухгалтерии, приложение 4ДФ |
| 7 | Удержанная с работника сумма военного сбора на сумму превышения (натуральный коэффициент к военному сбору не применяется): 90,00×0,015 = 1,35 грн | 661 | 642 | 1,35 |
📝Кому потрібне Положення про відрядження
📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні
📝Які документи підтвердять поїздку
📝Які добові платити у 2024 році
📝Коли подавати авансовий звіт
Пример 3. Работник пользуется корпоративной картой, есть невозвращенная сумма аванса, отчет представлен вовремя. Менеджер по сбыту направлен из Чернигова в Киев на 3 дня для подписания договора. Сумма снята работником с корпоративной карты (аванс на командировку) – 3000 грн. Сумма суточных – 300 грн/сутки. Отель – 600 грн/сутки, в т.ч. НДС (2 дня). Авансовый отчет утвержден на сумму 2100 грн. Работник вернул только 200 грн. Неизрасходованную сумму решено оставить работнику.
| № | Хозяйственная операция | Дт | Кт | Сумма | Документ |
| На дату снятия средств: |
| 1 | Работник снял средства с корпоративной карты | 372 | 333 | 3000,00 | Квитанция банкомата |
| На дату списания средств с карточного счета банком: |
| 2 | Банк списал средства с карточного счета | 333 | 313 | 3000,00 | Банковская выписка |
| До представления авансового отчета или одновременно с его представлением: |
| 3 | Работником возвращена неизрасходованная сумма средств | 333 | 372 | 200,00 | Квитанция банкомата |
| На дату зачисления средств на карточный счет банком: |
| 4 | Банк засчитал средства на карточный счет | 313 | 333 | 200,00 | Банковская выписка |
| На дату представления (утверждения) авансового отчета. Утвержденная сумма отчета – 1800 грн |
| 5 | Списана сумма суточных (=300×3) | 93 | 372 | 900,00 | Утвержден авансовый отчет и командировочный приказ |
| 6 | Списаны расходы на отель | 93 | 372 | 1000,00 | Утвержденный авансовый отчет + отельный счет + фискальный кассовый чек РРО по оплате за отель |
| 7 | Признан налоговый кредит по НДС по гостиничному счету | 641 | 372 | 200,00 |
| Обложение невозвращенной работником суммы средств на дату начисления зарплаты (работник не вернул 3000 – 2100 – 200 = 700 грн) |
| 8 | Удержанный НДФЛ (= 700×1/0,82×0,18) | 661 | 641 | 153,66 | Справка бухгалтерии, приложение 4ДФ |
| 9 | Удержанный военный сбор (= 700×0,015) | 661 | 642 | 10,50 |
| 10 | Начислен ЕСВ (= 700 ×0,22) | 93 | 651 | 154,99 | Справка бухгалтерии, приложение Д1 |
В этом примере использовали для учета расчетов по корпоративной карте счет 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте», так как в реальной ситуации дата выдачи средств банкоматом и дата реального списания средств с банковского счета могут отличаться: при выдаче из банкомата происходит сначала только блокировка выданной суммы на счете, хотя средства счет еще не оставляют. Основанием для списания средств со счета есть исключительно банковская выписка по счету, а не квитанции банкоматов.
