Для составления бухгалтерских проводок по учету командировок основным счетом является 372 «Расчеты с подотчетными лицами», предусмотренной Инструкцией о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина от 30.11.1999 № 291.
Основное свойство субсчета 372 — он может иметь остаток как за Дт так и за Кт, или отрицательный остаток за Дт. Это так называемые активно-пассивные счета.
Остаток по Дт означает наличие задолженности подотчетных лиц, а остаток за Кт (или отрицательный по Дт) — наоборот, наличие задолженности предприятия перед подотчетными лицами, если они потратили свои собственные средства. Следовательно, субсчет 372 используется следующим образом:
используется, если командировка связана с работой цехов предприятия (наладка, открытие цеха и т.п.), командированный начальник цеха по своему направлению и тому подобное
относятся командировочные расходы руководящего персонала предприятия, администрации и офисных служащих, а также других работников, если перед ними ставятся общехозяйственные задачи, например командировка водителя, связанная с доставкой документов и т.п.
Относятся те расходы, которые нельзя отнести к вышеприведенным счетам, в частности:
командировка работников социальной сферы предприятия по их направлениям деятельности, например предприятие имеет на балансе базу отдыха или учебный центр и т.д.
командировки в связи с оказанием благотворительной помощи, участия в определенных социальных проектах, командировки для организации развлекательных мероприятий для отдыха работников предприятия, например корпоратива.
📝Розмір добових витрат на поїздки Україною та за кордон, строки, у які потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт та відповідальність за порушення: усе це зібрали для вас у зручній таблиці для відряджень на 2025 рік
Примеры бухгалтерских проводок по учету командировок
Пример 1. Выдача наличных через кассу, своевременный возврат. Менеджер по сбыту направлен из Чернигова в Киев на 3 дня для подписания договора и приобретения образцов продукции. Сумма выданного аванса — 4500 грн. Сумма суточных — 300 грн/сутки. Отель — 600 грн/сутки, включая НДС (2 суток). Стоимость приобретенных образцов продукции — 1800 грн с НДС. Авансовый отчет утвержден на сумму 3900 грн. Бухгалтерские проводки с командировкой по данному примеру представлены в таблице ниже.
расходы на сбыт отнесены на финансовый результат от операционной деятельности (= 900 + 1000)
791
93
1900
бухгалтерская справка
*также может быть Положение о командировке, если сумма суточных утверждена в нем и общая на предприятии;
** кассовые чеки в этой ситуации невозможны, поскольку покупка за день превышает 200 грн без НДС
Пример 2. Аванс на зарплатную карту, сумма суточных превышает норму. Менеджер по сбыту направлен из г. Чернигова в г. Киев на 3 дня для подписания договора. Сумма выданного аванса — 6000 грн. Сумма суточных — 1000 грн/сутки. Отель — 1440 грн/сутки, включая НДС (2 суток). Авансовый отчет утвержден на сумму 3300 грн. В 2025 году норма суточных за НК — 800 грн/сутки. Бухгалтерские проводки за командировкой по этому примеру представлены в таблице ниже.
№
Хозяйственная операция
Дт
Кт
Сумма
Документ
на дату выдачи аванса:
1
перечислено на зарплатную карту аванс на командировку
Пример 3. Работник пользуется корпоративной картой, есть невозвращенная сумма аванса, отчет представлен вовремя. Менеджер по сбыту направлен из г. Чернигова в г. Киев на 3 дня для подписания договора. Сумма снята работником с корпоративной карты (аванс на командировку) — 3000 грн. Сумма суточных - 300 грн/сутки. Отель — 600 грн/сутки, включая НДС (2 суток). Авансовый отчет утвержден на сумму 2100 грн. Работник вернул только 200 грн. Неизрасходованную сумму решено оставить работнику. Бухгалтерские проводки с командировкой по этому примеру представлены в таблице ниже.
№
Хозяйственная операция
Дт
Кт
Сумма
Документ
на дату снятия средств:
1
работник снял средства с корпоративной карты
372
333
3000,00
квитанция банкомата
на дату списания средств с карточного счета банком:
2
банк списал средства с карточного счета
333
313
3000,00
банковская выписка
до представления авансового отчета или одновременно с его представлением:
3
работником возвращена неизрасходованная сумма средств
333
372
200,00
квитанция банкомата
на дату зачисления средств на карточный счет банком:
4
банк засчитал средства на карточный счет
313
333
200,00
банковская выписка
на дату представления (утверждения) авансового отчета, утвержденная сумма отчета — 1800 грн
5
на расходы отнесена сумма суточных (= 300 × 3)
93
372
900,00
утвержденный авансовый отчет и командировочный приказ
6
на расходы отнесен счет за гостиницу (= 500 грн × 2)
расходы на сбыт отнесены на финансовый результат от операционной деятельности (= 900 + 1000 + 154,99)
791
93
2054,99
бухгалтерская справка
В этом примере использовали для учета расчетов по корпоративной карточке субсчет 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте», ведь в реальной ситуации дата выдачи средств банкоматом и дата реального списания средств с банковского счета могут отличаться: при выдаче из банкомата происходит сначала блокирование выданной суммы на счете, хотя средства счет еще не оставляют. Основанием для списания средств со счета является исключительно банковская выписка по счету, а не квитанции банкоматов.
