Командировочные суточные 2025

Что такое суточные командировочные

Командировочные суточные (или суточные расходы) — это расходы, которые возмещаются работнику за дни командировки и не требуют специального документального подтверждения. Считается, что такие расходы были направлены на питание работника и финансирование других его личных нужд во время командировки.

Обратите внимание, что «суточные ≠ зарплата за день командировки». Во-первых, суточные не входят в состав фонда оплаты труда (пп. 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госстата от 13.01.2004 № 5). Во-вторых, за дни командировки работнику кроме суточных начисляется и зарплата, ведь работник в командировке работает. Правда, зарплата за дни командировки имеет свои нюансы в расчете по сравнению с обычными рабочими днями: оплата производится по большему из 2-х показателей — на основе средней зарплаты за последние 2 месяца или дневного заработка в месяце командировки (ч. 4 ст. 121 Кодекса законов о труде, далее — КЗоТ).

Как следствие, имеем следующие особенности командных суточных:

• суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и военным сбором (ВС) как зарплата;
• по суточным не начисляется ЕСВ как на зарплату;
• суточные не подлежат индексации;
• при составлении статистической отчетности суточные не входят в показатель фонда оплаты труда, например в Отчете по труду (форма № 1-ПВ, месячная).

Для кого возможны командировочные суточные 2025

Особенностью суточных является то, что они возможны только в отношении наемных работников, то есть находящихся с работодателем в трудовых отношениях. Понятия суточных и самой командировки для физлиц-предпринимателей, а также относительно физлиц, выполняющих работы или оказывающих услуги по гражданско-правовым договорам (ГПД), — отсутствуют. Вообще в ГПД следует избегать слова «суточные», «командировочные» — иначе такие отношения могут быть признаны трудовыми с соответствующими штрафными санкциями со стороны Гоструда.

Командировать наемных работников в командировку имеют право как юрлица, так и физлица–предприниматели (ФЛП). И все должны платить суточные. Однако откомандировать «сам себя» ФЛП не может, а потому и выплачивать суточные «сам себе» тоже не может.

Відрядження-2024: добові, положення, підтвердні документи

📝Кому потрібне Положення про відрядження
📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні
📝Які документи підтвердять поїздку
📝Які добові платити у 2024 році
📝Коли подавати авансовий звіт

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Когда командировочные суточные 2025 не выплачиваются

Выплачивать суточные — это обязанность работодателя (ч. 2 ст. 121 КЗоТ). Есть ситуации, когда суточные работникам не начисляются:

• работа носит разъездной характер;
• лицо работает на основе вахтового метода;
• передвижение происходит в пределах одного населенного пункта. Для того чтобы можно было говорить о командировке, нужна поездка работника в другой населенный пункт. Расстояние от места работы и принадлежность такого пункта командировки, и территориальная община принадлежности такого населенного пункта не имеют значения.

Все такие работники не командированы. Без сомнения, разъездные работники несут большие личные расходы, чем работающие «на месте». Поэтому, если работодатель хочет урегулировать этот вопрос, то нужно использовать другие формы компенсации, предусмотренные коллективным договором или другими внутренними документами, например:

• начисление премии или иного вознаграждения;
• оплата труда по большему окладу по таким должностям;
• надбавка за разъездной характер работы;
• надбавка за интенсивность труда, сложность работы и т.д.

Вопрос другой формы компенсации командировки можно согласовать с работником. Однако в документах, оформляемых по такой работе, нигде не должно быть упоминания о командировках.

Суточные 2025 и расходы на питание

Вообще «суточные ≠ питание в день командировки», хотя и предназначены в частности для компенсации питания. Если работник оплатил обед в стоимости счета гостиницы, то прямого законодательного требования вычитать этот обед из суммы назначенных ему суточных нет. Расходы на питание в отеле «автоматически» не уменьшают сумму суточных – это касается обычных предприятий и ФЛП (для бюджетников действуют другие правила). «Успокаивающим» аргументом здесь является абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины (далее — НК). Однако определенным внутренним документом, например Командировочным Положением, можно определить уменьшение суммы суточных при наличии оплаты питания в гостиничном счете.

Если же питание было не в гостинице, то оно вообще не должно оплачиваться работнику. Если по приказу руководителя оно было все же оплачено, то тогда:

• такое питание следует обложить как дополнительное благо;
• сумма суточных остается по-прежнему.

То есть питаться в ресторанах, кафе, магазинах и т.п. работник должен за счет суточных. Они для этого и предназначены.

Авансовий звіт: зразок і підказки щодо заповнення

У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій

Роз'яснення експерта + ЗРАЗОК

Максимальный и минимальный размер суточных 2025

Суточные законодательно не имеют минимального или максимального ограничения (исключение — бюджетники). Выходит, что суточные могут быть любого размера. Однако не все так просто. Вообще не начислять суточные или начислить в размере 10 грн за день тоже нельзя. Дело в том, что слишком низкий уровень суточных означает, что нарушаются трудовые права работника, ведь сумма должна давать ему возможность покрыть свои личные потребности в питании и другом. При проверке Гоструда суточные в размере 10 грн должны вызвать возражения.

Несмотря на то, что законодательно определенного минимального размера суточных нет, в качестве ориентира можно взять сумму суточных для бюджетников. Аргументом «за» такой подход может быть письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28, в котором установление суммы суточных меньше «бюджетной» нормы считается нарушением трудового законодательства. Хотя письмо министерства не является нормативным документом и его следует воспринимать только как рекомендацию, но лучше этого совета все же соблюсти.

Минимальный размер суточных, заимствованный от бюджетников, таков:

• 300 грн — для командировок в пределах Украины;
• 56-80 евро — для командировок за границу, размер зависит от страны.

«Бюджетные» суточные можно найти в Приложении 1 «Сумма командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств», содержащее постановление КМУ от 02.02.2011 № 98 (далее — Инструкция № 98). Такие цифры не имеют какой-либо привязки к минимальной зарплате или прожиточному минимуму, поэтому в течение года или нескольких лет они не меняются. В 2025 году «бюджетные» суточные остаются такими же, если не будут внесены изменения в Инструкцию № 98.

Внимание: суточные командировки по Украине должны быть не менее 300 грн.

Что касается максимального размера суточных, то здесь тоже не все так просто: есть налогооблагаемый лимит суточных, содержащий НК (пп. «а» п. 170.9.1 НК):

• 10% минимальной зарплаты на 1 января (командировка в пределах Украины);
• 80 евро (за границу).

Однако работодатель может начислять и больше, чем не облагаемый налогом максимум, но тогда сумма превышения подпадает под налогообложение НДФЛ и ВС как дополнительное благо работнику.

Размеры и ограничения по суточным обобщаем в Таблице.

Как утверждается размер суточных 2025

Учитывайте законодательную свободу определения размера суточных, однако позаботьтесь о надлежащем документальном оформлении их размера. Каких-либо конкретных законодательных требований по документальному оформлению тоже нет, но и никак не утвердить размер суточных тоже нельзя. Для того чтобы ГНС не имела никаких претензий относительно обоснованности размера суточных за день командировки, можно поступить так:

• утвердить суточные внутренним приказом предприятия, например в Положении о командировках;
• или издать отдельный приказ об установлении размера суточных.

Первый вариант предпочтительнее тем, что можно урегулировать и другие вопросы командировок и использовать его в дальнейшем в качестве инструкции для командируемых работников. Работники тогда перед командировкой ставят подписи о том, что ознакомлены/проинструктированы по правилам командировки. Второй же вариант с отдельным приказом о суточных более простой и может подойти для тех, у кого командировка не так часто.

Внимание: советуем разработать и утвердить внутреннее Положение о командировке с указанной в нем суммой суточных или разных вариантов их назначения.

Однако это еще не все возможные варианты. Возможно утверждать суммы суточных каждый раз непосредственно в приказе о командировке. Однако у такого подхода есть свои недостатки:

• во-первых, утверждать суточные придется каждый раз и в индивидуальном порядке;
• во-вторых, этот шаг, хоть и не запрещен, но не может быть рекомендован на постоянной основе. Почему? Если каждый раз суммы будут разными, то у проверяющих из Гоструда вполне может возникнуть вопрос обоснованности их размеров. Почему одному работнику хватает этих денег для командировки в тот же ч подобный населенный пункт, а другому — нет.

Однако не стоит вообще отвергать такой «ручной» подход, ведь можно им воспользоваться для загранкомандировок, когда они не носят систематический характер, а к некоторым командировкам так или иначе нужно подойти индивидуально, учитывая особенности страны или определенные нюансы среды, в которой будет находиться. откомандированный работник. Также «ручной» подход подходит для работодателей, у которых командировка даже Украиной редкость.

🔊 Індексація зарплати в листопаді та грудні 2024 року

Держстат оприлюднив індекси інфляції за вересень та жовтень 2024-го. Можемо обчислити коефіцієнти, за якими слід індексувати зарплату в листопаді та грудні 2024 року. Хто отримав право на індексацію в цих місяцях і кому варто підвищити посадові оклади?

СКОРИСТАЙТЕСЯ РОЗРАХУНКАМИ ЕКСПЕРТА

Регулирование правил суточных во внутреннем Положении о командировках

Разберем, какие возможности открывает разработка внутреннего Положения о командировках по установлению сумм суточных. Идеальное положение должно учитывать специфику деятельности работодателя, куда и с какой целью чаще всего ездят его работники. Можно утвердить как одну единственную, «среднюю» сумму суточных за один день в командировке в пределах Украины (те же 300 грн), так и создать определенную систему, сетку суточных. Если с первым вариантом все понятно, то возможности второго отражаем в Таблице.

В дальнейшем при составлении приказа о командировке работника можно ссылаться на Положение о командировках («выплатить суточные согласно п. 2 Положения о командировках» и т.п.).

Еще один нюанс: лучше не устанавливать разные суммы суточных в зависимости от должностей работников, поскольку базовые потребности в питании у всех людей одинаковы независимо от должности. Если есть необходимость платить руководителям больше, то лучше воспользоваться идеей о финансировании «представительных» расходов (тоже можно создать положения или закрепить в трудовом договоре). Однако в не облагаемую налогом сумму суточных такие представительские расходы не попадают, то есть должны облагаться НДФЛ, ВС и ЕСВ на общих основаниях. Альтернативный вариант — начислять премии.

Что касается командировок за границу, то можно применить нечто похожее — здесь все зависит от специфики стран, в которые командируются работники, а также на сколько часто проходят такие командировки.

ОНЛАЙН-ПОМІЧНИК ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник

ОЗНАЙОМТЕСЯ З ІНСТРУКЦІЄЮ

Документальное подтверждение суточных расходов

То, что суточные являются расходами, не требующими вообще документального подтверждения, не совсем так. Они не нуждаются в специальном документальном подтверждении. А это значит, что отсутствует специальный документ, подтверждающий именно суточные. Если для других командировочных расходов, например, используются специальные документы (расходы на проживание — счет гостиницы, расходы на проезд — транспортный билет и т.д.), то для суточных такого отдельного документа нет. Однако документами, подтверждающими факт командировки вообще, в т.ч. и основание для начисления суточных, есть:

• приказ руководителя о командировке, в котором определяются период командировки, то есть дни командировки, по которым начисляются и суточные;
• билеты на проезд, предоставленные работником, доказывающим перемещение работника из одного населенного пункта в другой и косвенно свидетельствуют о днях фактического выбытия и прибытия. Если командировка происходит на служебном автомобиле, подтверждением пребывания в командировке может служить путевой лист;
• отметки таможенной службы о пересечении границы — для заграничных командировок;
• документы, подтверждающие выполнение работником определенного задания, связанного с хозяйственной деятельностью предприятия, например заключенный договор, привезенный товар и т.п.;
• командировочное удостоверение — сейчас этот документ не обязателен, но его можно ввести самостоятельно. Командировочное удостоверение содержит отметки по месту командировки о прибытии и выбытии командированного туда работника.

В законодательстве для «не бюджетников» о специальных документах для суточных ни слова. Однако у бюджетников это словосочетание — «специальное документальное подтверждение» — можно встретить в двух документах: пункте 15 раздела I Инструкции № 59 и в Инструкции по командировкам для военнослужащих и СБУ, утвержденной приказом СБУ от 03.10.2017 № 548. И, как и в случае минимального размера суточных нормативные документы бюджетников можно рассматривать всем другим работодателям как рекомендацию.

Такого мнения придерживается и ГНС. Можно сделать даже вывод, что налоговикам вообще-то безразлично, проверяют ли «бюджетника», или нет. Примером может быть хотя и древнее, но все еще актуальное письмо ГНАУ от 18.06.2011 № 11327/6/15-0516.

Внимание: если не будет документального подтверждения командировки, то налоговики могут всю сумму суточных считать превышающей существующий необлагаемый предел.

Документальное подтверждение суточных расходов в 2025 году

Суточные расходы, если они начислены в пределах налогового лимита, не считаются доходом работника, а потому и не облагаются налогом ни НДФЛ, ни ВС, ни ЕСВ. Такие выплаты работнику не отражаются вообще в Приложении 4ДФ Налогового расчета, ведь это не доходы. Суточные — это компенсация понесенных личных расходов даже если работник вообще не покупал еду, не платил за гигиенические услуги или что-то другое в командировке. Однако ситуация меняется, если налоговый лимит превышен или правила командировки, требуемые налоговиками, не соблюдены.

Сверхурочные суточные возникают в следующих ситуациях:

• суточные начислены сверх налогового лимита (пп. «а» п. 170.9.1 НК), который для 2025 года составляет 800 грн/день (Украина) и 80 евро (за границу);
• суточные начислены за день, который налоговики не признают командировкой. Например, работник задерживается на день-два и более в командировке без согласования продления командировки с руководителем. Если такие дни не покрываются приказом о командировке и на них не был издан приказ о продлении командировки, то командировки, а следовательно, и суточные за такие дни отсутствуют. Также примером может служить ситуация, когда день начала командировки по приказу и дата «выездного» билета не совпадают (аналогично и по завершению командировки);
• работник не подал подтвердительных документов по возвращении из командировки в установленные сроки. Тогда вся сумма суточных становится сверхурочной, потому что нельзя доказать факт командировки. Одного приказа мало, ведь работник мог никуда не уехать. Если таковая ситуация появилась, то лучше начислить работнику за согласование с управляющим премию, чем дневные;
• Командировку нельзя связать с хозяйственной деятельностью предприятия. Это уже можно назвать «придирчивой» проверкой ГНС и фактически является продолжением предыдущей ситуации — если документы отсутствуют вообще или не доказывают хозяйственную цель командировки, то ее не было. Только приказ и билеты могут быть недостаточными для подтверждения связи с хозяйственной деятельностью. Поэтому желательно и иметь результаты командировки или хотя бы отчет работника о результатах, можно в произвольной форме.

ЄСВ-зміни, «обнулення» індексації та мінзарплата на 2025 рік

Бізнесу та бюджетній сфері репрезентували проєкт Держбюджету на 2025 рік. Ключовою позицією є рівень мінімальної зарплати. Проте маємо доволі цікаві норми, які впливають на сплату ЄСВ та виплату індексації. Експерт пояснив, до яких змін варто підготуватися

Знайомство з проєктом Держбюджету

В ситуациях превышения нормы суточные рассматриваются как дополнительное благо, полученное работником и в такой сверхурочной сумме подлежат налогообложению. К примеру, суточные в январе 2025 года назначены 900 грн для поездки в Киев. Тогда 800 грн не облагаются налогом, а 100 грн должны быть обложены налогом и отражены в Приложении 4ДФ (за каждый день). Это же касается оплаты «самовольных» или не отчитавшихся дней командировки.

Сверхурочные суточные облагаются налогом в следующем порядке:

• определяется база начисления НДФЛ путем умножения суммы превышения нормы на так называемый «натуральный» коэффициент (=1/(1–0,18) = 1,21951);
• считается НДФЛ с предварительно определенной базы по ставке 18%;
• ВС исчисляется считаем из самой суммы сверхурочных суточных по ставке 1,5% (с 1 октября 2025 года — 5%, законопроект 11416-д), то есть без использования «натурального» коэффициента.

Несмотря на налогообложение сверхурочной суммы суточных как дополнительного блага, в самом Приложении 4ДФ, такие сверхурочные командировочные расходы отражаются не под кодом дополнительного блага «126», а под кодом «118». ГНС формально отличает понятие «сверхнормовые суточные» от «дополнительного блага», поскольку налогообложение суточных базируется на пункте 170.9 НК, а не 164.2 НК, о налогообложении дополнительного блага. Однако по своей сути и порядку расчета НДФЛ и ВС сверхурочные суточные и дополнительные блага одинаковы.

Внимание: «118» – признак дохода для сверхурочных суточных в Приложении 4ДФ.

Уплатить такой НДФЛ и ВС нужно в день погашения задолженности перед работником по командировке, но не позднее 30-го числа месяца, наступающего за последним днем месяца, в котором имели место такие сверхурочные суточные и были поданы подтверждающие документы после завершения командировки (пп. 168.1.2 НК, пп. 168.1.5 НК).

Внимание: Обложение сверхурочных суточных в 2025 году:

• НДФЛ = (суточные – 800,00) × 1,21951 × 0,18.
• ВС = (суточные – 800,00) × 0,05;
• ЕСВ отсутствует.

Однако ЕСВ на сверхурочные суточные не начисляется — в отличие от других дополнительных благ. Причина здесь не в том, что суточные не входят в фонд оплаты труда или имеют другой код признака дохода, а скорее из-за того, что суточные упоминаются в Перечне видов не облагаемых ЕСВ выплат, который утвержден постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170. И там нет ничего о разделе суточных на налогооблагаемую и не облагаемую налогом часть.

Расчет суточных на командировку 2025

Для расчета суточных пользуемся следующими правилами:

• количество дней командировки считается по приказу о командировке. Однако кроме приказа, как уже отмечалось, нужны документы, доказывающие факт нахождения лица в командировке;
• для разделения дней командировки пользуемся правилом «24:00». Если по транспортному билету выбытие в командировку произошло 28 января в 23:57, то именно 28 января считается началом командировки, хотя всего на этот день пришлось 3 минуты. Аналогично и при прибытии;
• минимальное количество дней командировки – один день. Даже если работник был в нем всего лишь час, засчитываются все сутки;
• выходные, праздничные, нерабочие дни, если они пришлись на день командировки по приказу, — тоже числятся и по ним начисляются суточные;
• если работник задержался в командировке вне срока, определенного приказом, то или выдается приказ на продление командировки, или по таким дням суточные вообще не начисляются;
• если день прибытия из командировки совпадает с днем выбытия в новую командировку (накладка дней прибытия-выбытия), то такой день считается только один раз и суточные начисляются только один раз, а не дважды. К какой из командировок — предварительной или следующей отнести такой день решает бухгалтер. Если до прошлого, то продолжительность новой командировки нужно уменьшить на один день и наоборот. Разъяснения есть в письме Минфина от 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854.

Колективний договір: які зміни очікують на роботодавців

Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Расчет суточных на командировку за границу 2025

Расчет суточных по заграничным командировкам имеет следующие особенности:

• время проезда по территории Украины считается по нормам суточных внутри Украины;
• время проезда территорией за границей - по нормам пребывания на территории соответствующей страны;
• при заграничной командировке в результате колебаний курса валюты сумма аванса может оказаться больше суммы суточных расходов за каждый день по курсу НБУ.

К примеру, работник получил 800 евро на 10 дней перед выездом в качестве суточных (курс 45,9598 грн/евро). Однако курс евро упал с 7-го дня командировки до 45,0671 грн/евро. Разница в курсе составляет 0,8927 (= 45,9598 – 45,0671). За 4 дня это будет 0,8927×80×4 ≈ 285,66 грн. Эту сумму нужно либо получить от него обратно в гривне после подачи подтверждающих командировочных документов, либо обложить налогом как дополнительное благо, поскольку получается, что работник:

• за последние 4 дня получил 14707,14 грн (= 4×80×45,9598);
• отчитывается только за 14421,47 грн (= 4×80×45,0671).

Вопрос в том, что считать временем проезда по территории Украины и с какого момента включается расчет «зарубежных» суточных расходов? ГНС в своем разъяснении в 103.17 ОИР снова упоминает «бюджетную» Инструкцию № 59, требуя пользоваться ею всем. Правила по ней следующие:

• «заграничный» размер суточных применяется с момента посадки на транспортное средство, ввозимое работника в иностранное государство;
• размер суточных в пределах Украины применяется, когда происходит первая пересадка на транспортное средство (или остановка в отеле) на территории Украины;
• если пересадка и выбытие (прибытие) совершаются в один день, то тоже берется зарубежный размер суточных.

Следовательно, если пересадок (остановок) на территории Украины не было, то полностью вся командировка оплачивается по зарубежным нормам.

Пример 1 (пересадка и убытие в один день). Работница едет из Чернигова в Варшаву (Польша). Она выбыла 02.01.2025 из Чернигова и в этот же день пересела на автобус в Киеве, который доставил ее на территорию Польши 04.01.2025. Все 3 дня (02.01-04.01) считаются за зарубежными суточными.

Пример 2 (день пересадки и день выбытия разные). Работница была направлена из Чернигова в Варшаву (Польша). Она выбыла 02.01.2025 из Чернигова и в этот же день пересела на поезд в Киеве, который доставил ее во Львов уже на следующий день — 03.01.2025. Во Львове пересадка на автобус, следовавший на территорию Польши, куда она прибыла 04.01.2025. В такой ситуации:

• 1 день (02.01.2025) считается по украинской норме (800,00 грн);
• 2 дня (03-04.01.2025) считается по заграничной норме (80 евро).