бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Суточные — это выплата, которая всегда ассоциируется с командировкой. Размер суточных 2024, расчет командировочных суточных в Украине и за рубеж – обо всем этом в консультации
Суточные расходы – это расходы, которые возмещаются работнику за дни командировки и не требуют специального документального подтверждения. Считается, что они направляются на питание и финансирование других личных потребностей командированного работника.
Обращаем внимание, что суточные ≠ зарплата за день командировки. Суточные не входят в состав фонда оплаты труда (Инструкция по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госстата от 13.01.2004 № 5). Это влияет на следующее:
работник, кроме суточных за дни командировки, еще получает зарплату. Правда, зарплата за эти дни имеет свои нюансы в расчете, чем в обычные рабочие дни (оплата на основе средней зарплаты за последние 2 месяца или дневного заработка в месяце командировки – в зависимости от того, какой из этих 2-х показателей больше);
суточные не подлежат индексации.
Как следствие, при составлении статистической отчетности, в которой есть показатель фонда оплаты труда, суточные в такую сумму не включаются. Например в Отчете по труду (форма №1-ПВ, месячная).
Выплачивать суточные – это обязанность работодателя. И выплачиваются они лишь в том случае, когда есть трудовые дела. Начислять и выплачивать суточные физлицам, выполняющим работы или предоставляющих услуги по гражданско-правовым договорам нельзя. Вообще в этих договорах следует избегать слова «суточные», «командировочные», – иначе такие отношения могут быть признаны трудовыми с соответствующими штрафными санкциями со стороны Гоструда.
Однако есть еще 3 случая, когда суточные не начисляются и работникам предприятия, то есть лицам, состоящим в трудовых отношениях:
передвигающиеся в пределах одного населенного пункта. Для того, чтобы была формально командировка, нужна поездка в другой населенный пункт. Расстояние и принадлежность к территориальной общине при этом не имеют значения.
Такие работники не командированы. Без сомнения, первые из них – разъездные работники – несут большие личные расходы, чем работающие «на месте». Если работодатель хочет урегулировать данный вопрос, он должен прибегнуть к другим формам компенсации, которые предусмотрены коллективным договором или другими внутренними документами, например:
начисление премии или иного вознаграждения;
оплата труда по большему окладу по таким должностям;
надбавка за разъездной характер работы;
надбавка за интенсивность труда, сложность работы и т.д.
Вопрос другой формы компенсации командировки можно согласовать с работником. Однако и по оформляемым документам в таком случае нигде не должно быть упоминания о командировках.
Также командировать наемных работников в командировку имеют право физлица-предприниматели (ФЛП). И обязаны тогда платить суточные. Однако откомандировать «сам себя» ФЛП не может, а потому и выплачивать суточные «сам себе» тоже.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Также суточные ≠ питание в день командировки. Если работник оплатил обед в стоимости счета гостиницы, то вычитать этот обед из суммы назначенных ему суточных не нужно. Расходы на питание в отеле не уменьшают сумму суточных – это для обычных предприятий и ФЛП (не бюджетников – для них действуют другие правила). «Успокаивающим» аргументом здесь является абзац 2 пп. «а» пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ). Исключение – если определенным внутренним документом предприятия, например командировочным Положением, определено уменьшение суммы суточных при наличии оплаты питания в гостиничном счете.
Если же питание было не в гостинице, то оно вообще не должно оплачиваться работнику. Если по приказу руководителя оно было все же оплачено, то тогда:
Внимание:по общему правилу сумма суточных остается по-прежнему при отдельной оплате питания.
Максимальный и минимальный размер суточных 2024
Суточные обычные предприятия законодательно не имеют минимального или максимального уровня. Однако не все так просто. Суточные могут быть любого размера, но вообще их не начислять или начислить всего 1 грн. в день тоже нельзя. Почему? Слишком низкий уровень суточных будет означать, что нарушаются трудовые права работника, так как сумма должна давать ему возможность покрыть свои личные потребности в питании и другом. При проверке Гоструда суточные в размере 1 грн могут вызвать возражения.
Хотя законодательно определенный минимальный размер суточных нет, но за него можно рекомендовать взять сумму суточных для бюджетников. Аргументом «за» такой подход может быть письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28, в котором установление суммы суточных меньше «бюджетной» нормы считается нарушением трудового законодательства. Хотя письмо министерства не является нормативным документом и его следует воспринимать только как рекомендацию, но лучше этого совета все же соблюсти.
Внимание: суточные для командировки в пределах Украины должны быть не менее 300 грн.
Что касается максимального размера суточных, то здесь тоже не все просто: есть норма суточных, которая признается НКУ. Это 10% минимальной зарплаты на 01 января (командировка в пределах Украины) и 80 евро (за границу) (пп. «а» п. 170.9.1 НКУ). Однако предприятие может начислять и больше, но тогда все, что «сверху» этих налоговых норм налоговой подпадает под налогообложение как дополнительное благо работнику.
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.
** перечисляются в гривну по официальному курсу НБУ за каждый день командировки (письмо ГФС от 30.07.2018 № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ІПК);
*** облагаются налогом в сверхурочном размере, то есть в сумме, превышающей данное ограничение
Как утвердить размер суточных на предприятии
Учитывая такую свободу определения размера суточных, которую дает законодательство, следует позаботиться о надлежащем документальном оформлении их размера. Каких-либо конкретных законодательных требований здесь нет, но и не утвердить размер суточных тоже нельзя. Для того чтобы ГНС не имела никаких претензий относительно обоснованности размера суточных за день командировки можно:
или издать отдельный приказ об установлении размера суточных.
Первый вариант предпочтительнее тем, что можно урегулировать и другие вопросы командировок и использовать его в качестве инструкции для командируемых работников. Они тогда будут ставить подписи о том, что ознакомлены/проинструктированы. Второй же вариант более простой и может подойти для тех, у кого командировка редкость.
Внимание: советуем разработать и утвердить внутреннее Положение о командировках с указанной в нем суммой суточных или даже разных вариантов их назначения.
Однако это еще не все возможные варианты. В целом возможно утверждать суммы суточных в самом приказе о командировках. Однако у такого подхода есть свои минусы:
во-первых, утверждать суточные придется каждый раз в индивидуальном порядке;
во-вторых, этот шаг, хоть и не запрещен, но не может быть рекомендован на постоянной основе. Почему? Если каждый раз суммы будут разными, то у проверяющих вполне может возникнуть вопрос обоснованности их размеров. Почему в одном случае работнику хватает этих денег, а в другом – нет.
Однако не стоит вообще отвергать такой «ручной» подход, ведь можно им воспользоваться для загранкомандировок, когда они не носят систематический характер и к некоторым командировкам нужно подойти индивидуально, учитывая особенности страны или определенные нюансы среды, в которой будет находиться командированный работник. Или, как уже отмечалось, «ручной» подход может использовать и предприятие, у которого командировка даже в Украине редкость.
Внимание: определять сумму суточных в самом приказе о командировках рекомендуется только для командировок за границу, не носящие систематический характер.
Возможное урегулирование правил суточных во внутреннем Положении о командировках
Разберем, какие возможности открывает разработка внутреннего Положения о командировках по установлению сумм суточных. Идеальное положение должно учитывать специфику деятельности предприятия и куда и с какой целью чаще всего ездят его работники. Можно утвердить как одну единственную, среднюю сумму суточных за один день в командировке по Украине (например, 300 грн), так и создать целую систему, сетку суточных. Если с первым вариантом все понятно, то возможности второго отображает таблица ниже.
ВОЗМОЖНОЕ НАПОЛНЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО ПОЛОЖЕНИЯ О КОМАНДИРОВКАХ ПО СУТОЧНЫМ
Возможные варианты
Как реализовать
Для примера возможная сумма суточных
базовый размер
размер суточных для «дальних» командировок в пределах области и другие области Украины
300 грн
разные суммы суточных, зависящие от региона или города командировки
установить большие суммы суточных командировок в города Киев, Львов, Одесса, Днепр, Днепропетровск, Харьков или прикурортные города, так как личные расходы работника у них будут выше (например, 130% от базовой суммы); суточные расходы установить для командировок внутри одной территориальной общины (района) 100% базовой суммы.
390 грн – города миллионники;
300 грн – в пределах района
уменьшить суточные, если было оплачено питание в счете отеля
Подобную норму содержит Инструкция № 59, так почему бы ее не позаимствовать у бюджетников? Да, можно оплачивать:
80% от рассчитанной суммы суточных, если было одноразовое питание в отеле;
55% от рассчитанной суммы суточных, если было двухразовое питание в отеле;
35% от рассчитанной суммы суточных, если было трехразовое питание в отеле
для командировки в другую область:
240 грн – если было одноразовое питание
165 грн – если было двухразовое питание;
105 грн – если было трехразовое питание в отеле
Что касается командировок за границу, то можно применить что-то похожее – здесь все зависит от специфики стран, в которые командируются работники, а также на сколько часто проходят такие командировки.
Еще один нюанс: устанавливать разные суммы суточных в зависимости от должностей работников не рекомендуем, так как базовые потребности в питании у всех людей одинаковы независимо от должности. Лучше воспользоваться идеей о «представительных» расходах.
Если повысили размер суточных в НКУ, нормы Положения можно пересмотреть.
При составлении приказа о командировке работника в дальнейшем можно ссылаться на командировочное Положение («выплатить суточные согласно п. 2 Положения о командировках» и т.п.).
То, что суточные являются расходами, не требующими документального подтверждения, – не совсем правда. Они не нуждаются в специальном документального подтверждения. А это значит, что отсутствует специальный документ, подтверждающий суточные. Для других командировочных расходов, например, используются следующие специальные документы: гостиница – счет гостиницы, проезд – транспортный билет, то здесь такого одного документа нет. Так, документами, подтверждающими суточные являются:
приказ руководителя о командировках, в котором определяются период командировки, с какого дня по какой;
билеты на проезд, предоставленные работником, которые косвенно свидетельствуют о том, в какой день он фактически выбыл в командировку и вернулся из командировки;
документы, подтверждающие выполнение работником определенной задачи, связанной с хозяйственной деятельностью предприятия, например заключенный договор, привезенный товар и т.п.
В законодательстве для «не бюджетников» об этом ни слова. Однако у бюджетников это словосочетание – специальное документальное подтверждение – можно встретить только в двух документах: п. 15 раздела I Инструкции № 59 и в Инструкции по командировкам для военнослужащих и СБУ (приказ СБУ от 03.10.2017 № 548). И, как и в случае минимального размера суточных, рекомендуем обратить внимание на это всем, ведь именно такого мнения придерживается и ГНС, – налоговикам здесь безразлично, проверяют ли «бюджетника» или нет (например, хотя и древнее письмо ГНАУ от 18.06. 2011, № 11327/6/15-0516, но с тех пор подход не изменился).
Внимание: суточные на практике должны иметь определенное документальное подтверждение, ведь этого хотят налоговики.
Налогообложение суточных
Суточные расходы в обычной ситуации, когда они начислены в пределах налоговой нормы, не считаются доходом работника, а потому не облагаются налогом. Ни НДФЛ, ни военным сбором, ни ЕСВ. Не отображаются они вообще и в Приложении 4ДФ Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса.
Сверхурочные суточные. Однако суточные попадают под налогообложение в ситуациях, когда:
начисленные сверх суточной нормы пп. «а» п. 170.9.1 НКУ, то есть для 2024 составили более 710 грн/день (Украина) или 80 евро (за границу);
начисленные за день, когда командировка работника по налоговым правилам не признается. Например, в ситуации, когда работник задержался на день-два или более в командировке без согласования с руководителем, то есть это дни, которые не покрываются приказом о командировке и на них не был издан приказ о продлении командировки. Сюда же относится ситуация, когда день начала командировки и дата «выездного» билета не пели (то же по завершению командировки);
работник не подал подтвердительных документов по возвращении из командировки в установленные сроки. Тогда вся сумма суточных становится сверхурочной;
Командировку нельзя связать с хозяйственной деятельностью предприятия. Это уже случай «придирчивой» проверки ГНС (о документальном оформлении суточных – см. выше).
В ситуациях превышения нормы суточные рассматриваются как дополнительное благо, полученное работником и в такой сверхурочной сумме подлежат налогообложению. К примеру, суточные были назначены 800 грн для поездки в Киев. Тогда 710 грн не облагаются налогом, а 90 грн за каждый день должны быть обложены налогом и отражены в Приложения 4ДФ. Это же касается оплаты «самовольных» или не отчитавшихся дней командировки.
Как тогда облагаются дневные? Так же, как и для любого дополнительного блага:
определяется база начисления НДФЛ путем умножения суммы превышения нормы на так называемый «натуральный» коэффициент (=1/(1–0,18) = 1,21951);
считается НДФЛ с предварительно определенной базы по ставке 18%;
военный сбор исчисляется с самой суммы сверхурочных суточных по ставке 1,5% – то есть без использования «натурального» коэффициента.
Несмотря на налогообложение сверхурочной суммы суточных в качестве дополнительного блага, в самом Приложении 4ДФ такие сверхурочные командировочные расходы идут не под кодом дополнительного блага «126», а под кодом «118». ГНС формально сверхурочные суточные как «дополнительное благо», так как налогообложение базируется на п. 170.9 НКУ, а не п. 164.2 НКУ, как всех дополнительных благ. Однако сущность и порядок расчета налогов такие же, как и для дополнительного блага.
Внимание: «118» – код сверхурочных суточных в Приложении 4ДФ.
Уплатить такой НДФЛ и ВС следует в день погашения задолженности перед работником по командировке, но не позднее 30-го числа месяца, наступающего за последним днем месяца, в котором были такие сверхурочные суточные и поданы подтверждающие документы по завершению командировки (пп. 168.1.2 НКУ, пп.168.1.5 НКУ).
Внимание: Налогообложение сверхурочных суточных:
НДФЛ = (суточные – 710,00) × 1,21951×0,18.
ВС = (суточные – 710,00) × 1,5%;
ЕСВ – отсутствует
ЕСВ на сверхурочные суточные не начисляется в отличие от других дополнительных благ. Причина здесь не в том, что суточные не входят в фонд оплаты труда, а больше потому, что суточные упоминаются в Перечня видов выплат, не облагаемых ЕСВ из постановления КМУ от 22.12.2010 № 1170. И там нет ничего о разделе суточных на налогооблагаемую и не облагаемую налогом часть.
Для расчета суточных пользуемся следующими правилами:
количество дней командировки считаем по приказу по командировке. Однако проверяем, чтобы дни начала и окончания командировки совпадали с датами соответствующих транспортных билетов. Приоритеты имеют именно транспортные билеты. Если командировка проходит на служебном автомобиле, то данная проблема снимается;
для разделения дней командировки пользуемся правилом «24:00». Если по транспортному билету выбытие в командировку произошло 28 января в 23:57, то именно 28 января считается началом командировки, хотя всего на этот день пришлось 3 минуты. Так же и при прибытии;
минимальное количество дней командировки – один день. Даже если работник был в нем всего лишь час, засчитываются все сутки;
выходные, праздничные, нерабочие дни, если они пришлись на день командировки по приказу, – тоже считаются и по ним насчитываются суточные;
если работник задержался в командировке больше срока определенного приказом, то или выдается приказ на продление командировки, или по таким дням суточные вообще не начисляются;
если день прибытия из командировки совпадает с днем выбытия в новую командировку (накладка), то такой день считается только один раз и суточные начисляются один раз, а не дважды. К какой из командировок – прошлого или нового – отнести такой день решает бухгалтер. Если до прошлого, то продолжительность новой командировки нужно уменьшить на один день и наоборот. Разъяснения есть в письме Минфина от 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854.
Расчет суточных на командировку за границу 2024
Расчет суточных по заграничным командировкам имеет следующие особенности:
время проезда по территории Украины считается по нормам суточных внутри Украины;
время проезда по территории за границей – по нормам пребывания на территории страны;
при заграничной командировке в результате колебаний курса валюты сумма аванса может оказаться больше суммы суточных расходов за каждый день по курсу НБУ.
К примеру, работник получил 800 евро на 10 дней перед выездом в качестве суточных (курс 39,9376 грн/евро). Однако курс евро упал с 7-го дня командировки до 39,01245 грн/доллар. Разница в курсе составляет 0,92515 (=39,9376 – 39,01245). За 4 дня это будет 0,92515×80×4 ≈ 296,05 грн. Эту сумму нужно либо получить от него обратно в гривне после подачи подтверждающих командировочных документов, либо обложить налогом как дополнительное благо, так как получается, что работник:
за последние 4 дня получил 12 780,03 грн (= 4×80×39,9376);
отчитывается только за 12483,98 грн (= 4×80×39,01245).
Вопрос в том, что считать этим временем и с какого момента включаются «заграничные» суточные расходы? ГНС в своем разъяснении в 103.17 ВИР снова упоминает «бюджетную» Инструкцию № 59, требуя пользоваться ею всем. Правила здесь таковы:
«заграничный» размер суточных применяется с момента посадки на транспортное средство, ввозимое работника в иностранное государство;
размер суточных в пределах Украины применяется когда происходит первая пересадка на транспортное средство (или остановка в отеле) на территории Украины;
если пересадка и выбытие (прибытие) совершаются в один день, то тоже берется зарубежный размер суточных.
Следовательно, если пересадок (остановок) на территории Украины не было, то полностью вся командировка оплачивается по зарубежным нормам.
У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій
Пример 1 (пересадка и убытие в один день). Работница едет из Чернигова в Варшаву (Польша). Она выбыла 02.01.2024 г. из Чернигова и в этот же день пересела на автобус в Киеве, который доставил ее на территорию Польши 04.01.2024 г. Все 3 дня (02.01 – 04.01) считаются за зарубежными суточными.
Пример 2 (день пересадки и день выбытия разные). Работница была направлена из Чернигова в Варшаву (Польша). Она выбыла 02.01.2024 из г. Чернигова и в этот же день пересела на поезд в г. Киеве, который доставил ее в г. Львов уже на следующий день – 03.01.2024 г. Во Львове – пересадка на автобус, следовавший на территорию Польши, куда она прибыла 04.01.2024 г.
1 день (02.01.2024) считается по украинской норме (710,00 грн);
2 дня (03-04.01.2024) считается по заграничной норме (80 евро).
