незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Інвентаризація на підприємстві: чому вона важлива, як правильно підготуватися, хто відповідає за її проведення. Розглядаємо особливості річної інвентаризації, строки та процедуру, а також як скласти наказ
Коли проводити річну інвентаризацію на підприємстві? Зазвичай інвентаризація проводиться з 1 жовтня по 31 грудня. Строк для проведення інвентаризації — 3 місяці до дати річного балансу — визначений у п. 10 розділу І спеціального Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, що затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення про інвентаризацію).
Об’єкти, які потрапляють до цього тримісячного періоду наведені у таблиці нижче. Однак дата «01 жовтня» — це не означає, що інвентаризацію даних об’єктів не можна почати 1 листопада або навіть 1 грудня. Головне, щоб встигнути провести інвентаризацію до кінця року — до складання річної фінансової звітності.
ОБ’ЄКТИ, ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ЯКИХ ПРОВОДИТЬСЯ ЩОРОКУ у період з 1 жовтня по 31 грудня
Активи
Зобов’язання
необоротні активи, за винятком незавершених капітальних інвестицій*, наприклад нематеріальні активи, машини та обладнання, прилади, транспортні засоби, довгострокові фінансові інвестиції (акції, гроші на довгострокових депозитах у банках)
зобов’язання, крім невикористаних забезпечень*** розрахунків з бюджетом по податкам і зборам, розрахункам по ЄСВ
запаси, за винятком незавершеного виробництва** та напівфабрикатів, наприклад сировина і матеріали, паливо, будівельні матеріали, готова продукція, товари, сільськогосподарська продукція
поточні біологічні активи
дебіторська заборгованість, у т.ч. за товари, роботи, послуги, отримані векселі, заборгованість по здійсненим авансам постачальникам
кредиторська заборгованість, у т.ч. за товари, роботи, послуги, видані векселі
доходи майбутніх періодів, наприклад, оплата послуг отримана наперед
*незавершені капітальні інвестиції — це придбані та не введені в експлуатацію основні засоби, недобудовані об’єкти. Їхній облік ведеться на рахунку 15 «Капітальні інвестиції»;
** незавершене виробництво — таким вважається й та продукція, яка уже технічно готова, але ще не пройшла контроль якості;
*** забезпечення — наприклад, забезпечення (резерв) оплати відпусток
ОБ’ЄКТИ, ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ЯКИХ ПРОВОДИТЬСЯ ЩОРОКУ у період з 1 листопада по 31 грудня
Актив
Зобов’язання
незавершені капітальні інвестиції
цільове фінансування**
незавершене виробництво
зобов’язання в частині невикористаних забезпечень
напівфабрикати
розрахунки з бюджетом (заборгованість з податків зі зборів)
фінансові інвестиції (акції, депозити в банках*, частки у статутному капіталі інших підприємств)
розрахунки за ЄСВ (заборгованість по внеску)
грошові кошти (каса + поточні рахунки в банках та інші)
* депозити підприємства обліковують або як фінансові інвестиції (субрахунки 143 «Інвестиції непов’язаним сторонам», 351 «Еквіваленти грошових коштів», 352 «Інші поточні фінансові інвестиції» — в залежності від строку), або як грошові кошти (субрахунок 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»);
**якщо підприємство отримувало кошти, які мало витратити на визначену їхнім надавачем мету. Це можуть бути як бюджетні кошти, так і кошти благодійних фондів, грантових програм тощо
Якщо активи містять певні дорогоцінні метали, наприклад в обладнанні, приладах, то ці метали підлягають інвентаризації одночасно з активами, в яких вони містяться.
Також є група об’єктів, інвентаризацію яких можна проводити не щорічно, а раз на 3 роки. Можливі варіанти по ним наведено у таблиці нижче.
ОБ’ЄКТИ, ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ЯКИХ ПРОВОДИТЬСЯ один раз на 3 роки
Об’єкти
Терміни проведення інвентаризації
земельні ділянки, будівлі, споруди, інші об’єкти нерухомості, крім об’єктів держвласності, інвентаризація яких має проводитися за окремими нормативними документами
можна щорічно з 1 жовтня по 31 грудня або один раз на 3 роки*
інструменти, пристосування, інвентар
можна інвентаризувати поступово частинами протягом 3-х років, але в обсязі не менше 30% таких об’єктів щорічно*
* визначається рішенням керівника
Є ще дві особливі групи активів:
рухомі основні засоби, наприклад автомобілі, морські та річкові судна, інші основні засоби, які можуть перебувати у дорозі, тривалих рейсах за межами підприємства — інвентаризація здійснюється на дату їхнього тимчасового вибуття (від’їзду, відпливу, вильоту);
бібліотечні фонди — інвентаризація проводиться протягом року за встановленим і затвердженим керівником графіком. Щоправда, на підприємствах їх створюють досить рідко. Здебільшого це стосується бюджетних установ — громадських бібліотек тощо.
Звільнення від проведення інвентаризації чи відстрочення цієї процедури під час воєнного стану немає. Незважаючи на те, що існує можливість фінансову звітність до Держстату та іншим користувачам (крім ДПС) подати пізніше без адміністративної чи кримінальної відповідальності за неподання чи несвоєчасне подання звітності — впродовж 3-х місяців після завершення воєнного стану — (пп. «2» п. 1 Закону «Про захист інтересів суб’єктів подання звітності та інших документів у період дії воєнного стану або стану війни» від 03.03.2022 № 2115-IX, далі — Закон № 2115). Справа в тому, що Закон № 2115 звільняє від подання фінансової звітності, а не її складання. За частиною 1 статті 11 Закону про бухоблік підприємства зобов’язані складати фінансову звітність і цей обов’язок скасований не був.
І це все логічно, адже навіть якщо фінансова звітність буде подана пізніше, після завершення воєнного стану, їх показники мають бути достовірні. А це неможливо без річної інвентаризації (ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік). Отже, річна інвентаризація обов’язкова. Однак під час воєнного стану вона може мати свої особливості.
Порядок проведення інвентаризації в умовах бойових дій і знищення майна
Інвентаризацію в умовах військового стану та його наслідків (руйнування та знищення активів, неможливість отримати доступ до них під час проведення інвентаризації) врегульовує пункт 8 розділу І Положення № 879, за яким:
річна інвентаризація проводиться лише за можливості безпечного та безперешкодного доступу до активів, первинки та регістрів бухобліку. Що таке безпечний та безперешкодний доступ — законодавством невизначено, але вочевидь такого доступу можуть не мати підприємства, які розташовані на тимчасово окупованих територіях та у зонах ведення бойових дій;
якщо встановлено факти викрадання (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна, то керівники можутьприйняти рішення про проведення інвентаризації такого майна окремо на день встановлення таких фактів. Це значить, що річної інвентаризації можна й не чекати. Якщо керівник такого рішення не прийняв, то тоді виходить, що таке майно слід інвентаризувати за загальними правилами, наприклад під час річної інвентаризації;
після того, як перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку зникнуть, інвентаризацію таких активів слід провести на 1 число місяця, який є наступним. Однак цієї дати можна й не чекати й провести інвентаризацію на день встановлення факту знищення майна (див. попередню умову). Результати такої інвентаризації відображаємо у бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.
Такі правила стосуються всіх підприємств, які з дати початку тимчасової окупації мали своє місцезнаходження зокрема на таких територіях:
на території АР Крим, м. Севастополя;
на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей;
Якщо підприємство має непідконтрольні йому з причини війни активи та проведення інвентаризації на підприємстві неможливе, то тоді бажано:
закріпити це в наказі про інвентаризацію. Це може бути наказ про проведення річної інвентаризації. Слід пояснити причини, чому інвентаризація таких активів неможлива, тобто чому відсутній безпечний і безперешкодний доступ. Наприклад, на дату інвентаризації активи підприємства знаходяться у зоні бойових дій або підприємство вважає високим ризиком таку інвентаризацію через замінування прилеглої території, яка нещодавно була звільнена від окупації;
у фінансовій звітності показати такі активи за наявними даними бухгалтерського обліку. Навіть якщо відомо про пошкодження таких активів без інвентаризації та акту огляду таких активі списувати їх з балансу не можна;
у примітках до фінансової звітності розкрити дану ситуацію, а саме причини неможливості проведення інвентаризації, вартість таких активів. Можливо, також їхній перелік та певну інформацію щодо їхньої цілості, якщо такі дані існують;
для списання пошкодженого майна у бухгалтерському облік достатньо документів з інвентаризації (інвентаризаційних описів, актів інвентаризації, звіряльних відомостей та протоколів комісій). Однак, аби уникнути негативних наслідків в обліку ПДВ, бажано довести факт форс-мажору, руйнування у період воєнного стану, наприклад через отримання сертифікату Торгово-промислової палати, акта про пожежу від ДСНС, або ж акта огляду комісією від органу місцевого самоврядування (ОМС). Це дозволить уникнути нарахування ПДВ при списанні необоротних активів, зокрема основних засобів;
для основних засобів на непідконтрольних територіях можна показати витрати від зменшення корисності активів. Дана процедура описана у НП(С)БО 28 «Зменшення корисності активів». Однак вона не може бути застосована зокрема до запасів (п. 3.1 НП(С)БО 28).
Українські підприємства активно залучають іноземні інвестиції, виграють гранти і розвиваються. Хочете бути серед успішних? Підвищуйте кваліфікацію за Міжнародними стандартами фінансової звітності
Порядок проведення інвентаризації знищеного майна передбачає використання документів, які наведені у таблиці нижче.
ДОКУМЕНТИ ДЛЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ЗНИЩЕНОГО МАЙНА
Документ
Особливості
Знищені основні засоби, малоцінні необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи
Інвентаризаційний опис необоротних активів або групи необоротних активів
Складаються окремі описи по тим активам, які не підлягають відновленню. У них слід вказати час введення в експлуатацію та причини, які привели до стану непридатності (п. 1.8 розд. ІІІ Положення № 879)
Знищені запаси, у т.ч. товари та інші ТМЦ*
Інвентаризаційний опис запасів
Слід скласти окремі описи по тим запасам, які стали непридатними. У них зазначаються їхні найменування, кількість, причини, ступінь та характер псування, а також пропозиції щодо їхньої уцінки, списання або можливості використання таких запасів у певних господарських цілях (п. 4.4 розд. ІІІ Положення № 879)
Такий акт має довільну форму та має містити опис усіх втрачених документів
Щодо всього знищеного майна
Звіряльні відомості
Відображаються розбіжності між даними бухгалтерського обліку та даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації)
Протокол інвентаризаційної комісії
Тут мають бути пропозиції щодо подальшого списання основних засобів, МНМА, запасів або ж їхнього можливого використання. Серед можливих варіантів такі:
відновити шляхом поточного або капітального ремонту;
відновити шляхом реконструкції;
провести консервацію об’єкта;
ліквідувати шляхом демонтажу;
списати з балансу як знищений.
Такий протокол впродовж 5 днів затверджується керівником
* ТМЦ — товарно-матеріальні цінності. Здебільшого під ТМЦ розуміють виробничі запаси, товари, готову продукцію і малоцінні швидкозношувані предмети (МШП). Однак визначення ТМЦ у НП(С)БО та інших нормативних документах відсутнє
Перенести терміни проведення інвентаризації не можна — навіть із причини воєнного стану.
Головна мета інвентаризації — це забезпечення достовірності фінансової звітності. Це досягається через:
підтвердження фактичної наявності активів і зобов’язань. Як наслідок, можуть бути встановлені лишки/нестачі або ж пересортиця. Як приклад останньої — борошна вищого сорту у надлишку 10 кг, а борошно першого сорту — у нестачі 10 кг. Щодо зобов’язань може бути встановлена прострочена заборгованість, безнадійна заборгованість тощо. Однак зверніть увагу, що списати заборгованість через прострочення строку давності після інвентаризації може бути зарано — на час COVID-карантину та воєнного стану перебіг даних строків був призупинений (див. зокрема п. 19 Прикінцевих і перехідних положень Цивільного кодексу України, далі — ЦК);
з’ясування фізичного стану активів та їхньої можливості приносити економічні вигоди підприємству. Наприклад, встановлена наявність обладнання, яке не підлягає вже подальшому ремонту, а тому не може обліковуватися як обладнання — його слід розібрати на запчастини або ж узагалі списати з балансу;
знаходження активів або забезпечень (резервів), які не використовуються чи вже не можуть бути використані. Наприклад, надміру нараховане забезпечення оплати відпусток;
перевірку справедливості існуючої оцінки активів. Частково оцінка пов’язана з існуючим фізичним станом активів, частково — з існуючою ринковою вартістю аналогічних активів. У подальшому результати інвентаризації можуть стати основою для обґрунтування дооцінки/уцінки активів.
Увага:пересортиця (або пересорт) — це ситуація, коли один сорт (вид, марка) одного й того ж самого активу у надлишку, а інший — у нестачі у тій же самій кількості.
Уникнути інвентаризації 2024 не вдасться у випадку обов’язкового аудиту фінансової звітності. На її проведенні скоріше за все наполягатимуть аудитори (і можуть взяти у ній участь). А як бути іншим, у яких обов’язкового аудиту немає?
Питання щодо наявної відповідальності за непроведення інвентаризації цілком слушне, адже інвентаризація — це досить тривалий процес. І парадокс у тому, що ніякого значного штрафу саме за сам факт непроведення інвентаризації немає, особливо якщо підприємство не отримувало бюджетних коштів.
Можлива лише адміністративна відповідальність посадових осіб, які не провели чи не забезпечили проведення інвентаризації, тобто директора та головного бухгалтера. Але навіть тут слід дещо пофантазувати щодо штрафу, так як «штрафу за щорічну інвентаризацію» немає, а натомість є штрафи за:
несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей, відсутність бухгалтерського обліку (ст. 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення, далі — КпАП) — від 136 до 255 грн (170-340 грн, якщо повторно протягом року);
подання недостовірних даних для проведення статистичних спостережень органам Держстатистики — від 170-255 грн (якщо повторно протягом року — 255-340 грн) за ст. 1863 КпАП. Фінансова звітність також подається органам Держстатистики;
непроведення інвентаризації при складанні ліквідаційного балансу (ч. 3 ст. 1666 КпАП). Тут уже серйозніше — від 1700 до 2550 грн.
Однак сама наявність адміністративного штрафу у КпАП ще не означає, що на посадових осіб звичайного комерційного підприємства він може бути накладений.
Увага: щорічна інвентаризація — обов’язкова процедура, але «заробити» штраф за її непроведення чи порушення її процедури малоймовірно. І це можуть бути лише адмінштрафи на посадових осіб, а не на саме підприємство.
Адмінштраф за відсутність щорічної інвентаризації
Перший із раніше згаданих штрафів — за неякісну інвентаризацію — можуть накласти лише Державна аудиторська служба. Інші ж штрафи можуть накласти органи Держстатистики або державний реєстратор при ліквідації підприємства.
Однак у звичайній ситуації для комерційного підприємства це вряд чи можливо, так як:
Державна аудиторська служба перевіряє виключно бюджетні установи та підприємства-отримувачів бюджетних коштів. Прийти перевірити на звичайне підприємство й накласти штраф вони не мають права;
Держстатистика перевіряє, як правило, у випадках повного неподання статистичної або фінансової звітності;
державний реєстратор — це уже ситуація ліквідації. А вона без інвентаризації взагалі неможлива, адже слід погашати борги та розділити залишок майна між власниками (засновниками).
ДПС та щорічна інвентаризація
А що податківці? Адже вони теж можуть накласти штраф за неведення бухгалтерського обліку, частиною якого є інвентаризація. Однак їх цікавить не щорічна інвентаризація як така, а більше перевірка наявності товарних залишків, особливо у суб’єктів, які використовують РРО, торговців підакцизним товаром. Наприклад, інвентаризація палива у платників паливного акцизу. Також об’єктом їхньої уваги може стати інвентаризація готівки.
І податківців цікавить інвентаризація саме цих, а не всіх активів підприємства. Крім того, є ще такі нюанси:
інвентаризація таких «податково цінних» активів, наприклад того ж палива, проводиться навіть щомісяця, а не щороку;
податківці воліють, аби інвентаризація пройшла під їхнім контролем.
Так, при здійсненні планової чи фактичної податкової перевірки податківці можуть бути присутні при здійсненні інвентаризації (пп. 20.1.9 Податкового кодексу України (даліПК), п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію). Також вимагати її проведення — шляхом вручення вимоги на проведення такої інвентаризації. Непроведення (відмова) — адміністративний арешт майна(підстава — ст. 94 ПК). Знімається тільки після проведення інвентаризації. Виходить, що навіть якщо щорічна інвентаризація була, від «податкової» інвентаризації все одно не відмовитесь, якщо податківці зажадають таку провести.
Увага: небажано скорочувати щорічну інвентаризацію, особливо уникати інвентаризації товарних залишків, у т.ч. підакцизних товарів, готівкових коштів.
Коли щорічної інвентаризації не уникнути
Однак уникнути інвентаризації 2024 не вдасться у випадку обов’язкового аудиту фінансової звітності. Тут на проведенні інвентаризації будуть наполягати аудитори (і можуть взяти у ній участь).
Наприкінці року саме час зазирнути до наказу про облікову політику та переглянути її не лише на актуальність, але й врахувати «воєнні» нюанси, що впливають на діяльність підприємства. Про все — поговоримо на вебінарі
Чи стосується щорічна інвентаризація юросіб-спрощенців і підприємців
Юросіб-єдиноподатників — так. ФОП — ні. І ось чому.
Вимога п. 1 ст. 10 Закону про бухоблік щодо обов’язкового проведення інвентаризації стосується абсолютно всіх підприємств незалежно від їхньої системи оподаткування чи типу (мікро, мале, середнє, велике). Тому юрособи-єдиноподатники та малі підприємства мають проводити щорічну інвентаризацію на рівні з іншими підприємствами.
Увага: спрощена система оподаткування або статус малого чи мікропідприємства не звільняє від щорічної інвентаризації.
До речі, якщо після інвентаризації такі юрособи-єдиноподатники оприбутковують активи, то це включаються до складу їхнього доходу (ІПК від ДФС від 03.08.2018 № 25569/6/99-99-12-02-03-15). Ця досить спірна позиція, але ДПС наполягає на сплаті єдиного податку з вартості оприбуткованих активів.
Увага: оприбуткування надлишку, виявленого при інвентаризації, — це дохід у єдиноподатника-юрособи 3 групи.
Щодо фізосіб-підприємців, то вимоги Закону про бухоблік їх не стосуються, так як вони фактично не ведуть бухгалтерського обліку у повному його розумінні. Отже, й вимога щодо щорічної інвентаризації на них не поширюється.
Однак відсутність щорічної інвентаризації не означає відсутність інвентаризації у фізосіб-підприємців взагалі. Так, інвентаризація ними проводиться:
при перевірці товарних залишків для ФОП, які використовують РРО;
при перевірці залишків підакцизних товарів, у т.ч. палива;
якщо вручена на це вимога ДПС;
з власного бажання.
Увага: фізособи-підприємці не зобов’язані проводити щорічну інвентаризацію.
Порядок інвентаризації: що слід інвентаризувати
Щорічній інвентаризації підлягають тільки активи та зобов’язання підприємства. Власний капітал інвентаризувати не потрібно. Згідно п. 6 розд. І Положення про інвентаризацію необхідно охопити всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їхнього місцезнаходження. Інвентаризація проводиться суцільна. Це значить, що інвентаризуватися мають навіть такі об’єкти:
здані в оренду чи напрокат;
незалежно від технічного стану чи використання на даний момент.
Увага: річна інвентаризація — за правилами суцільна, тобто охоплює всі види активів і зобов’язань, у т.ч. й позабалансові.
Порядок інвентаризації також має містити й об’єкти, які перебувають у підприємства тимчасово:
матеріальні цінності, що отримані на відповідальне зберігання;
умовні активи і зобов’язання (майно отримане в заставу, отримані гарантії тощо);
бланки суворої звітності — якщо вони взагалі у підприємства є, так як є «вимираючим» видом активів. Насьогодні це ще можуть бути хіба що бланки трудових книжок або квитків на розважальні заходи.
Таким чином, суцільна інвентаризація охоплює не тільки активи й зобов’язання, які формують баланс підприємства, але й так звані позабалансові активи й зобов’язання, які підприємству не належать, але використовуються ним, зберігаються у нього тощо.
Інвентаризація основних засобів: як організувати
Як проводиться інвентаризація на підприємстві? Порядок інвентаризації 2024 варто розпочати таким чином:
ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДІЇ ДО ПОЧАТКУ ТА В ПРОЦЕСІ ЩОРІЧНОЇ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
важливі дії
Пояснення
підготувати або перевірити існуючу внутрішню нормативну базу для проведення інвентаризації
Кращий варіант — це наявність на підприємстві певного внутрішнього документа, яким визначаються загальні питання інвентаризацій. Це може бути Положення про інвентаризацію або окремий розділ у наказі про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку підприємства тощо. У такому документі вирішуються питання:
про частоту і строки здійснення інвентаризацій об’єктів, для яких допускається інвентаризація раз на 3 роки, наприклад будівель;
про частоту і строки проведення інвентаризації будівель, споруд, земельних ділянок, іншої нерухомості;
склад постійної (головної) інвентаризаційної комісії — посади працівників, які там мають бути. Можна видати й окремий наказ;
склад робочих інвентаризаційних комісій (посади осіб, які там мають бути), якщо вони створюються. Робочі комісії — це самостійні комісії, які здійснюють інвентаризацію, наприклад, по певних відділах чи філіалах підприємства;
власне розроблені бланки інвентаризаційних документів (актів, описів, звіряльних відомостей тощо).
Персональний склад інвентаризаційних комісій можна затвердити окремим наказом (можна у наказі про проведення щорічної інвентаризації).
До головної (або єдиної) інвентаризаційної комісії включають (п. 1 розд. ІІ Положення про інвентаризацію) представників управління, бухгалтерії, товарознавців, технологів, економістів, що обізнані з об’єктом інвентаризації, членів ревізійної комісії (якщо така є). Не можуть до комісії входити матеріально відповідальні особи. У комісії з інвентаризації палива також не може брати участь головний бухгалтер*. Очолити комісію має керівник підприємства або його заступник.
Зверніть увагу, що забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника 2 роки підряд (п. 2.4 розділу ІІ Положення про інвентаризацію). Через це склад робочих інвентаризаційних комісій краще затверджувати окремим наказом на 2 роки.
Якщо створюються ще й робочі інвентаризаційні комісії, то до них можуть також вводити й членів головної комісії
видати наказ (розпорядження) про проведення щорічної інвентаризації 2024, якщо підготовчий етап відсутній
В наказі, в першу чергу, вказуються строки проведення інвентаризації та дата, на яку здійснюється інвентаризація тих чи інших об’єктів. При цьому правила такі:
строк проведення інвентаризації — декілька днів, які наступають за датою, на яку здійснюється інвентаризація. У цей строк також може включатися й сама дата інвентаризації**. Виняток — інвентаризація готівки та грошей на рахунках у банках. По ним строк інвентаризації має співпадати з датою, на яку проводиться інвентаризації, тобто становити 1 день***;
дату, на яку проводиться інвентаризація, — краще брати останній день певного періоду, наприклад місяця. Пов’язано це з тим, що фінансова звітність, зокрема баланс, складається на останній день звітного періоду. Тому краще 30.11.2024, а не 01.12.2024.
починати інвентаризацію саме у жовтні не обов’язково і можна все почати у листопаді;
призначаємо склад інвентаризаційної комісії (чи комісій) або ж згадуємо постійно діючу чи робочі комісії, склад яких був затверджений окремим наказом;
визначити дату передачі протоколу щорічної інвентаризації керівнику — при її визначенні слід врахувати, що керівник має підписати протокол впродовж 5 робочих днів з дати закінчення річної інвентаризації (ч. 1 розділу IV Положення № 879)
врегулювати питання відсутності певних членів інвентаризаційних комісій
Так як документи мають підписувати абсолютно всі члени інвентаризаційних комісій, то у разі їхньої відсутності, наприклад, через хворобу чи відрядження треба наказом керівника підприємства замінити їх на інших представників
заготовити бланки інвентаризаційних документів
Необхідні бланки інвентаризаційних описів, актів, протоколу про проведення інвентаризації. Дані бланки можна використати як готові, так і розробити самостійно
перед початком інвентаризації отримати розписки від матеріально відповідальних осіб
Розписка має містити те, що матеріально відповідальна особа здала в бухгалтерію всі прибуткові та видаткові документи, прийняті цінності оприбутковані, а ті, які вибували, списані. Це стосується й каси, й ТМЦ та інших активів.
Розписка необхідна, щоб упередити зловживання з боку матеріально відповідальних осіб, адже потім після проведення інвентаризації завжди можна сказати, що не всі документи були здані чи оформлені, не всі активи оприбутковані
* п. 13.5 Інструкції № 281;
** наприклад, інвентаризація ТМЦ здійснюється на 31.10.2024, але строк її проведення 01.11.2024 — 03.11.2024. Для інвентаризації основних засобів, наприклад, станом на 30.11.2024, але строк проведення 01.12.2024 — 08.12.2024;
***наприклад, інвентаризація грошових коштів у касі та на рахунка у банку, — 30.11.2024, а строк проведення теж 30.11.2024
Хто проводить інвентаризацію на підприємстві
Проведення інвентаризації згідно з пунктом 4 розділу I Положення № 879 забезпечує керівник підприємства.
Він створює всі потрібні умови для проведення суцільної інвентаризації, зокрема у тих випадках, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.
Окрім цього, керівник підприємства визначає об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації в інших випадках, враховуючи вимогу, щоб визначені на підприємстві строки проведення інвентаризації не перевищували строків, установлених пунктом 10 розділу I Положення № 879.
Зазвичай перед початком проведення інвентаризації керівник підприємства видає наказ.
Увага: правила, терміни, склад інвентаризаційних комісій можуть визначатися як наказом про щорічну інвентаризацію, так і окремими документами, наприклад положенням про організацію бухобліку.
Це допоміжний документ, який може замінити інвентаризаційний акт. Відмінність у тому, що для його оформлення слід звернутися до своїх дебіторів та передати їм виписки по рахункам по їхніх боргах, а вони їх мають підтвердити. Таким чином, акт звірки взаєморозрахунків — це двосторонній документ, а акт інвентаризації заборгованості — суто внутрішній**
протоколи проведення інвентаризації
по всім об’єктам інвентаризації
Це кінцевий узагальнюючий документ щодо інвентаризації, який містить:
результат інвентаризації;
висновки про виявлені розбіжності та їхні причини;
пропозиції комісії по взаємозаліку пересортиці;
пропозиції комісії з усунення нестач та надлишків (віднести на матеріально відповідальних осіб, оприбуткувати тощо).
Протоколи подаються керівнику та мають бути затверджені ним впродовж 5 робочих днів після завершення інвентаризації. По щорічній інвентаризації можна зробити один протокол — від постійної (головної) комісії. Можна й декілька — від робочих або за напрямами інвентаризації
* по об’єктам, результат інвентаризації яких оформляється інвентаризаційним актом таке порівняння є в самому акті, тому звіряльна відомість не потрібна. Однак по паливу порівняльна відомість вимагається Інструкцією № 281;
** якщо контрагент відмовив у звірці даних, то проводимо інвентаризацію на основі існуючої інформації по стану розрахунків «як є» та оформляємо акт інвентаризації
Усі документи оформляються у 2-х екземплярах. Взяти бланки можна, наприклад з уже готових офіційних нормативних документів, серед яких:
наказ Мінфіну від 25.02.2016 № 219 «Про затвердження форми Акта інвентаризації обсягів залишку пального та Порядку його заповнення та подання» (далі — Наказ № 219).
Однак бланки можна й розробити власні — із дотриманням загальних правил до обов’язкових реквізитів за частиною 2 статті 9 Закону про бухоблік. Це найкращий варіант, так як «радянські» бланки з Постанови № 241, «бюджетні» з Наказу № 572 і «паливні» з Наказу № 281 містять чимало застарілих або непотрібних для конкретного підприємства реквізитів. Виняток — акт з Наказу № 219, так як його форма обов’язкова для платників паливного акцизу.
Увага:бланки інвентаризаційних документів краще мати власне розроблені.
Помарки та підчистки в інвентаризаційних документах суворо заборонені, тому помилки виправляємо коректурним способом — закреслюємо й пишемо правильний надпис та ставимо підписи відповідальних за складання документа осіб.
Інвентаризаційні акти та описи мають бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії, а також матеріально відповідальними особами. Останні мають дати ще одну розписку (першу давали перед початком інвентаризації), що перевірка активів відбулася за їхньої присутності. Таким чином, матеріально відповідальні особи всього дають 2 розписки.
Увага: існують 2 розписки від матеріально відповідальних осіб: перша — перед проведенням інвентаризації («все було документально оформлено»), а друга — після проведення інвентаризації («все було за моєї присутності»).
Порядок проведення інвентаризації на підприємстві: що заборонено
Під час інвентаризації не можна:
інвентаризувати активи, якщо матеріально відповідальна особа (МВО) по ним відсутня, наприклад на лікарняному. Тоді треба змінити графік проведення інвентаризації та перейти до інших об’єктів. Однак можливий і виняток з цього правила, якщо у внутрішніх документах підприємства та у договорі про матеріальну відповідальність передбачена можливість видачі ТМЦ іншою особою (представником), якщо основна МВО (довіритель) хворіє. У такому разі має бути довіреність на представництво (підстава — ст. 237 ЦК). Відповідальність при цьому несе довіритель, тобто основна МВО;
необхідно здійснювати відпуск чи оприбуткування ТМЦ, по яким інвентаризація ще не закінчена, — на прибуткових документах по активах, що надходять на склад після інвентаризації ставиться надпис «після інвентаризації» в присутності членів інвентаризаційної комісії (з дозволу керівника). Також такі цінності, які надійшли, вносяться в окремий інвентаризаційний опис.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Результати інвентаризації бухгалтер відображає в обліку на підставі протоколу інвентаризаційної комісії, який затверджений розпорядженням (наказом) керівника. Облік результатів пересортиці, списання нестач та оприбуткування надлишків здійснюється за правилами п. 4 Розділу IV Положення № 879. Крім того, оприбуткування та питання оцінки надлишку ТМЦ більш детально врегульовує також п. 2.14 Методичних рекомендацій з обліку запасів, які затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007 № 2.
Зверніть увагу, що в п. 25 НП(С)БО 7 «Основні засоби» є вимога на кінець звітного року перевірити, чи не змінилися дані стосовно строку корисного використання (експлуатації), ліквідаційної вартості та методу амортизації основних засобів.
Проведення інвентаризації, якщо відсутні деякі посадові особи
Цілком може постати питання, як бути в ситуації, коли з тих чи інших причин, наприклад через хворобу чи призупинення трудових відносин під час воєнного стану, неможливо зібрати всіх членів інвентаризаційної комісії. У цілому відповідь тут є одна універсальна: проводити інвентаризацію без присутності членів інвентаризаційної комісії, які були зазначені у наказі про їхнє призначення, не можна. Для розв’язання даної проблеми:
щодо матеріально відповідальних осіб (касирів, комірників) — призначаємо нового касира (комірника), тобто покладаємо його обов’язки на іншого працівника, а потім вносимо зміни до наказу про інвентаризацію;
щодо інших працівників — вносимо зміни до наказу про інвентаризацію. Наприклад замість відсутнього директора головою інвентаризаційної комісії вказуємо його заступника.
